Les enjeux des règles du travail d'équipe.

Le travail d'équipe est monnaie courante depuis toujours. Il existe plusieurs types d'équipe: Les équipes de projet, les équipes de réflexion, les équipes de management ou les équipe de travail. Peu importe de quel type elle est, l'équipe sera toujours soumise à des règles qui régissent son fonctionnement. Les règles peuvent être implicites et explicites.

Au fil de la vie de l'équipe, il arrive que le fonctionnement de l'équipe devienne plus fragile et même des tensions peuvent faire en sorte que certains nœuds de l'équipe ne fonctionne plus du tout. Les raisons pour lesquelles des dysfonctionnements surviennent sont aussi variés que les personnes qui y sont confrontés.

Un outil simple et très puissant.

Lors d'un article précédent, nous vous avions présenté un outil "Le mapping" fort utile pour permettre l'analyse des équipes virtuelle. Il nous permet de comprendre la situation actuelle, de nous y situer pour mieux planifier nos actions. (comprendre, situer et agir)

1- Formaliser ses perceptions.

Comme nous l’avons vu, la première étape consiste à formaliser ses perceptions. Grâce à l'exercice de schématisation sans balises, d'une situation. En faisant cet exercice de schématisation sans balises de leur situation, les individus réfléchissent et tentent d'expliciter dans le dessin ce qui se passe et quels sont les problèmes perçus. Rappelons qu’ici, l'objectif n'est pas tant l'obtention du schéma final que l'exercice même. Les règles de schématisation sont simples :

• Représenter les acteurs ou les groupes d'acteurs.
• Représenter les forces en présence entre les acteurs.
• Représenter les enjeux qui sont important.
• Garder en tête qu'il s'agit de votre propre perception (votre opinion).
• Faire l'exercice dans le but d'expliquer ce qui se passe à quelqu'un qui ne connait rien de la situation.

2- Extrapoler les perceptions des autres.

Une fois la situation décrite et le mapping complété, on peut passer au deuxième niveau qui consiste à se projeter dans le rôle d'autres acteurs du schéma. Cet exercice nous permet de mieux évaluer ce que nous comprenons des perceptions des autres et nous place automatiquement dans une situation empathique. On peut noter notre opinion des perceptions des autres sur une feuille séparée au besoin. Choisissez les acteurs qui sont au cœur de la problématique. Quelques fois, votre cheminement avec l’outil pourrait s'arrêter à ce niveau puisqu'il induit une attitude d'ouverture face à un problème. Voici la règle la plus importante pour cette étape:

• Ayez une attitude empathique quand vous vous mettez à la place de ces autres acteurs et essayez de voir à travers leurs yeux, même si vous n'avez peut-être pas toutes les données ou même si vous ne partagez pas d’emblée leurs opinions ou leurs perceptions des choses. Par exemple, tentez de voir au travers des yeux du directeur d’un autre département, même si, sur un plan politique, il ne s’agit pas d’un allié.

3- Donner l’opportunité aux autres de formaliser leurs perceptions.

Pour vraiment comprendre le point de vue des autres, se mettre à leur place, c’est déjà beaucoup. Au niveau 3, vous allez plus loin et vous proposez aux autres acteurs d’effectuer le même exercice de formalisation de leurs perceptions qu’au niveau 1. Comme pour vous, cet exercice les aidera, eux aussi, à mieux comprendre la situation. Pour ce faire, vous pouvez, si la situation s’y prête,  jouer le rôle de la personne externe et effectuer le mapping avec les membres de l’équipe. Si la situation est trop tendue, vous pouvez vous adjoindre des services de consultants externes. Dans un cas comme dans l’autre, les autres membres de votre équipe pourront, eux aussi, formaliser leurs perspectives et, dans un deuxième temps, se projeter dans la position des autres acteurs. À leur tour ils auront l’opportunité de comprendre, situer et agir.

Si vous choisissez d’accompagner les autres, agissez tel qu’une personne externe aurait agi. C’est-à-dire avec ouverture, impartialité et écoute. Vous pourriez vous projeter dans le rôle d’un intervenant en relation d’aide. Bien sûr sans proposer votre aide mais en appliquant la stratégie de l’écoute et la reformulation. ATTENTION à votre impartialité car vous êtes, vous aussi, un acteur de la situation. Les règles à suivre pour l’écoute et la reformulation sont simples:

• Écouter votre interlocuteur et, basé sur ce que vous en comprenez, dites, dans vos mots, l’essentiel de ce que votre interlocuteur vient de vous dire : ce que vous en comprenez.
• Référez-vous aux règles pour donner et recevoir un feed-back.

4- Partager ses perceptions avec les autres.

Dans cette quatrième étape nous proposons une mise en commun des perceptions de tous ou de certains acteurs qui ont fait l’exercice. Ces acteurs pourront également comparer les perceptions extrapolées au niveau 2 avec les perceptions réelles des autres acteurs. Les règles sont les mêmes que pour donner et recevoir un feed-back. À tour de rôle chacun explique son point de vue de la situation à l’aide du mapping.

Pour cet échange de groupe, une rencontre en présentiel est idéale même s’il pourrait être possible de la tenir à distance si le système utilisé est adéquat.

Si vous désirez en savoir plus sur cet outil de travail d'équipe, contactez-nous.

Un merci tout particulier à mon collègue et ami Mario Lucas, pour sa collaboration au développement de cet outil!