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Tag Archives: équipe virtuelle

Partage de ressources dans MS Project

formation gestion de projetsLe clonage des ressources.

Vous travaillez dans un groupe de quelques gestionnaires de projets?

Vous avez plusieurs projets à gérer?

Les ressources œuvrent dans plusieurs projets au cours de la semaine?

Si vous êtes dans cette situation et que vous travaillez avec MS Project, vous vivez probablement un problème de clonage de ressources. Le clonage survient lorsqu'un ou des gestionnaires utilisent des fichiers de projet différent pour leurs multiples projets.

Par exemple, vous êtes chef de projet de construction résidentielle pour un entrepreneur général qui construit des résidences unifamiliales. L’entreprise a ressèment fait l’acquisition de 4 nouvelles rues dans un développement immobilier municipal. Vous gérez la construction de plusieurs de ces maisons. Vos clients sont des futurs acheteurs de maisons et ils ont tous des besoins et exigences différentes en ce qui a trait au plan initial de la maison, au plan de projet, au déroulement du projet et à la date de livraison de la maison. Pour mieux suivre ces différentes exigences, vous choisissez de démarrer un projet pour chacun des clients que vous avez.

Pour la construction des résidences de vos clients, vous faites affaires avec plusieurs fournisseurs indépendants tel que: plombiers, charpentiers, excavation, coffrage, menuiserie, toiture, portes et fenêtres etc. Pour certaines tâches vous employez une ressource à tout faire puisqu'il arrive fréquemment que certaines tâches doivent être faites avant et après le travail de ces entreprises indépendantes. Cette ressource travaille donc dans tous vos projets pour effectuer les diverses tâches souvent imprévus pour assurer la continuité de vos projets.

Avec MS Project, la liste des ressources d'un projet fait partie intégrante du fichier de projet *.mpp. Comme vous avez créé un fichier de projet pour chaque résidence, vous avez donc des listes de ressources distinctes.


Fichier: Pr1.mpp

Début du projet: 1 mai
Livraison du projet: 20 juin

partage de ressources dans ms project

Fichier: Pr2.mpp

Début du projet: 15 avril
Livraison du projet: 31 mai

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Fichier: Pr3.mpp

Début du projet: 1 avril
Livraison du projet: 20 mai

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Liste des tâches journalières de la semaine 19:

  1. Lundi - Excavation
  2. Mardi - Coffrages et bétonnage
  3. Mercredi - Décoffrage
  4. Jeudi - Imperméabilisation
  5. Vendredi - Remblais
  1. Lundi - Charpente
  2. Mardi - Électricité et plomberie
  3. Mercredi - Installation du gypse
  4. Jeudi - Nettoyage
  5. Vendredi - Plâtrage
  1. Lundi - Peinture
  2. Mardi - Sablage plancher
  3. Mercredi - Vernis plancher
  4. Jeudi - Grand ménage
  5. Vendredi - Inspection

Liste des Ressources journalières de la semaine 19:

  1. Lundi - Excavation J.G. Inc
  2. Mardi - Béton Beaulieu
  3. Mercredi - Béton Beaulieu
  4. Jeudi - Julien #1
  5. Vendredi - Excavation J.G. Inc
  1. Lundi - Michel Janvier et fils.
  2. Mardi - Conduits Rive-Sud
  3. Mercredi - Michel Janvier et fils.
  4. Jeudi - Julien #2
  5. Vendredi - Michel Janvier et fils.
  1. Lundi - Peintres et Cie
  2. Mardi - Planchers du monde
  3. Mercredi - Planchers du monde
  4. Jeudi - Julien #3
  5. Vendredi - Inspecteur M.L.

Dans l'exemple ci-haut, nous avons 3 fichiers de projets distincts avec des listes de ressources distinctes. Les tâches qui sont à effectuer pour chaque projet sont effectuées par des ressources externes et différentes pour les 3 projets puisqu'ils sont à différentes étapes de construction. Cependant, les tâches qui doivent être effectué le jeudi, doivent être faites par notre homme à tout faire: Julien. Comme nous utilisons Julien dans nos 3 projets, nous l'avons à la liste des ressources des 3 projets. Et comme nous avons 3 listes de ressources, nous avons donc 3 copies de Julien (des clones).

Cette situation est très problématique puisque comme MS Project ne sait pas qu'il s'agit effectivement du même Julien, il ne peut nous indiquer que ce dernier aura 3 tâches a faire la même journée.
La solution : Le partage de ressources

La stratégie pour mettre en place le partage de ressources consiste à créer un pool de ressources unique et central qui serviront à exécuter les tâches des autres projets. Ce pool de ressources réside dans un fichier différent des fichiers des projets. Dans l'exemple ci-dessous, le pool de ressource se situe dans le fichier Ressources.mpp. Les tâches des projets Pr1 à Pr3 seront effectuées par les ressources de ce pool.

Partage de ressources avec MS Project

Partage de ressources avec MS ProjectPour permettre aux ressources du pool de travailler sur des tâches situées dans d'autres fichiers de projet, il faut créer une liaison grâce aux fonctions de partage de ressources. Pour créer cette liaison : à partir du fichier de projet qui contient les tâches, sous l'onglet Ressources, Affectations et en cliquant sur le bouton Liste de ressources partagées.


Partage de ressources avec MS ProjectDans la fenêtre Partager des ressources, sélectionnez le fichier contenant le pool de ressources et cliquez OK. Ce dernier fichier doit être déjà ouvert en lecture/écriture dans MS Project. Une fois cette opération complétée, le partage de ressources est en place. Enregistrez les deux fichiers liés pour conserver le partage de ressource.

ATTENTION!! Une fois que le lien est créé, vous ne pouvez plus renommer ou déplaces les deux fichiers liés. Vous ne devez pas changer le chemin d'accès à ces fichiers.

Cette technique de partage de ressources est très efficace si vous êtes un seul gestionnaire de projet qui gère plusieurs projets puisque tous les fichiers résideront sur votre ordinateur et un seul utilisateur ouvrira ces fichiers. Le résultat est flamboyant puisque les 4 fichiers sont tous ouvert en lecture/écriture simultanément et l'utilisateur n'y voit que du feu. Le gestionnaire consolide ses 3 projets en un seul et obtient les conflits entre ses multiples projets comme le montre la capture d'écran ci-dessous.

Consolidation multi-projet avec MS Project

Télécharger cet exemple pour MS Project 2013

Le partage de ressources en réseau et dans le cloud.

Plusieurs entreprises utilisent le partage de ressources sur un lecteur réseau, ce qui donne la possibilité à d'autres utilisateurs de démarrer d'autres projets qui utilisent eux aussi le même pool de ressources. Il faut cependant faire très attention aux droits d'accès aux fichiers de ces utilisateurs. D'autres utilisent des outils comme Dropbox ou autre système de stockage de fichier en nuage. Il faut être très prudent lorsqu'on utilise cette stratégie de partage de ressources entre plusieurs utilisateurs sur un système de synchronisation nuagique. Les chemins d'accès inscrit dans les fichiers Ressources.mpp et Prx.mpp lors de l'initiation du partage n'est pas toujours statique et peut changer ne fonction de l'utilisateur.

Partage de ressources avec MS Project dans un cloud


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Le travail d’équipe, comment analyser la situation?

Les enjeux des règles du travail d'équipe.

Le travail d'équipe est monnaie courante depuis toujours. mapping de l'équipe virtuelle de SamIl existe plusieurs types d'équipe: Les équipes de projet, les équipes de réflexion, les équipes de management ou les équipe de travail. Peu importe de quel type elle est, l'équipe sera toujours soumise à des règles qui régissent son fonctionnement. Les règles peuvent être implicites et explicites.

Au fil de la vie de l'équipe, il arrive que le fonctionnement de l'équipe devienne plus fragile et même des tensions peuvent faire en sorte que certains nœuds de l'équipe ne fonctionne plus du tout. Les raisons pour lesquelles des dysfonctionnements surviennent sont aussi variés que les personnes qui y sont confrontés.

Les facteurs de succès du travail d'équipe

Selon un article du Pr. Langevin de L'école des hautes études commerciales du nord à Lille, "Quels facteurs de performance pour quel type d'équipe? L'avis des managers", les 6 facteurs de succès les plus importants des équipes sont:

  1. la clarté des objectifs et de la mission
  2. relation, ambiance et confiance
  3. la composition de l'équipe
  4. la qualité et les compétences du leader
  5. les feed-back suivi et réguliers
  6. fonctionnement interne de l'équipe.

En sachant cela, il apparaît simple de faire fonctionner nos équipes. Malheureusement, il en est tout autre. Il arrive pour toute sorte de raisons que les objectifs ne soit pas clairs, que l'ambiance brouille la confiance, que la composition de l'équipe soit déséquilibrée, que le leader ne lead pas tant que ça, qu'il y ait peu de place au feed-back et que finalement l'équipe ne fonctionne pas bien ou pire pas du tout.

Un outil simple et très puissant.

Lors d'un article précédent, nous vous avions présenté un outil "Le mapping" fort utile pour permettre l'analyse des équipes virtuelle. Il nous permet de comprendre la situation actuelle, de nous y situer pour mieux planifier nos actions. (comprendre, situer et agir)

1- Formaliser ses perceptions.

Comme nous l’avons vu, la première étape consiste à formaliser ses perceptions. Grâce à l'exercice de schématisation sans balises, d'une situation. En faisant cet exercice de schématisation sans balises de leur situation, les individus réfléchissent et tentent d'expliciter dans le dessin ce qui se passe et quels sont les problèmes perçus. Rappelons qu’ici, l'objectif n'est pas tant l'obtention du schéma final que l'exercice même. Les règles de schématisation sont simples :

  • Représenter les acteurs ou les groupes d'acteurs.
  • Représenter les forces en présence entre les acteurs.
  • Représenter les enjeux qui sont important.
  • Garder en tête qu'il s'agit de votre propre perception (votre opinion).
  • Faire l'exercice dans le but d'expliquer ce qui se passe à quelqu'un qui ne connait rien de la situation.

2- Extrapoler les perceptions des autres.

Une fois la situation décrite et le mapping complété, on peut passer au deuxième niveau qui consiste à se projeter dans le rôle d'autres acteurs du schéma. Cet exercice nous permet de mieux évaluer ce que nous comprenons des perceptions des autres et nous place automatiquement dans une situation empathique. On peut noter notre opinion des perceptions des autres sur une feuille séparée au besoin. Choisissez les acteurs qui sont au cœur de la problématique. Quelques fois, votre cheminement avec l’outil pourrait s'arrêter à ce niveau puisqu'il induit une attitude d'ouverture face à un problème. Voici la règle la plus importante pour cette étape:

  • Ayez une attitude empathique quand vous vous mettez à la place de ces autres acteurs et essayez de voir à travers leurs yeux, même si vous n'avez peut-être pas toutes les données ou même si vous ne partagez pas d’emblée leurs opinions ou leurs perceptions des choses. Par exemple, tentez de voir au travers des yeux du directeur d’un autre département, même si, sur un plan politique, il ne s’agit pas d’un allié.

3- Donner l’opportunité aux autres de formaliser leurs perceptions.

Pour vraiment comprendre le point de vue des autres, se mettre à leur place, c’est déjà beaucoup. Au niveau 3, vous allez plus loin et vous proposez aux autres acteurs d’effectuer le même exercice de formalisation de leurs perceptions qu’au niveau 1. Comme pour vous, cet exercice les aidera, eux aussi, à mieux comprendre la situation. Pour ce faire, vous pouvez, si la situation s’y prête,  jouer le rôle de la personne externe et effectuer le mapping avec les membres de l’équipe. Si la situation est trop tendue, vous pouvez vous adjoindre des services de consultants externes. Dans un cas comme dans l’autre, les autres membres de votre équipe pourront, eux aussi, formaliser leurs perspectives et, dans un deuxième temps, se projeter dans la position des autres acteurs. À leur tour ils auront l’opportunité de comprendre, situer et agir.

Si vous choisissez d’accompagner les autres, agissez tel qu’une personne externe aurait agi. C’est-à-dire avec ouverture, impartialité et écoute. Vous pourriez vous projeter dans le rôle d’un intervenant en relation d’aide. Bien sûr sans proposer votre aide mais en appliquant la stratégie de l’écoute et la reformulation. ATTENTION à votre impartialité car vous êtes, vous aussi, un acteur de la situation. Les règles à suivre pour l’écoute et la reformulation sont simples:

  • Écouter votre interlocuteur et, basé sur ce que vous en comprenez, dites, dans vos mots, l’essentiel de ce que votre interlocuteur vient de vous dire : ce que vous en comprenez.
  • Référez-vous aux règles pour donner et recevoir un feed-back.

4- Partager ses perceptions avec les autres.

Dans cette quatrième étape nous proposons une mise en commun des perceptions de tous ou de certains acteurs qui ont fait l’exercice. Ces acteurs pourront également comparer les perceptions extrapolées au niveau 2 avec les perceptions réelles des autres acteurs. Les règles sont les mêmes que pour donner et recevoir un feed-back. À tour de rôle chacun explique son point de vue de la situation à l’aide du mapping.

Pour cet échange de groupe, une rencontre en présentiel est idéale même s’il pourrait être possible de la tenir à distance si le système utilisé est adéquat.

Si vous désirez en savoir plus sur cet outil de travail d'équipe, contactez-nous.

Un merci tout particulier à mon collègue et ami Mario Lucas, pour sa collaboration au développement de cet outil!

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Le mapping d’équipe virtuelle, un outil de prise de conscience.

De plus en plus de dirigeants d'entreprises et aussi des chefs d'équipes ont à utiliser les outils de communication dit technologiques ou encore 2.0. Les principes que doit appliquer un directeur dans son équipe virtuelle face à une situation de direction à distance. Le cas suivant illustre bien l'outil et ses possibilités.

mapping de l'équipe virtuelle de SamSam reçoit un mandat de direction à distance

Sam reçoit le mandat de diriger un projet qui implique plusieurs partenaires localisés aux quatre coins de la planète. Paul, son patron, lui explique le projet. Il est pressé car il doit s’envoler pour le Mexique dans quelques heures pour une rencontre avec son collègue Juan en face à face, afin de s'entendre sur la manière de présenter le projet à leur collègue Arnaud. Il s’agit pour Sam de réunir un groupe du Québec, du Mexique et de la France pour faire avancer rapidement un premier projet avec l’entreprise française dont Robert, le PDG de l'entreprise, vient de faire l’acquisition en début d’année. Cette acquisition assurerait l’approvisionnement d’une composante essentielle d’un instrument de mesure des flux. Le projet concerne un produit qui pourrait percer le marché asiatique, à la condition « d’être vite sur ses patins » comme dit Paul, répétant pour la millième fois une maxime de l’entreprise! Il ajoute: "Pas de souci, Sam aura accès à toutes les technologies de pointe".

Paul a quand même pris le temps d'expliquer brièvement à Sam que le groupe sera dirigé depuis Montréal et constitué de Carlos, ingénieur de procédé basé à Guadalajara sous la supervision de Juan et aussi de Fabrice qui est depuis peu acheteur basé à Lyon et qui travail pour depuis peu pour Arnaud suite à l'acquisition de l'entreprise.

De retour dans son bureau, Sam réfléchit à cette discussion avec Paul. Sam connait bien les attentes de Paul. Mais cette fois l'équipe ne serait peut-être pas efficace aussi rapidement qu'il en a l'habitude. Il ne s’agit pas uniquement de savoir diriger un groupe, il faudra mieux comprendre la réalité très différente de chacun et aussi savoir mettre en place un climat de confiance.

Pour alimenter sa réflexion et orienter les actions à prendre, Sam fait le mapping de son équipe virtuelle:

Marie-Ève Baron

Cet outil peut être utilisé dès le début d'un mandat de direction d'équipe virtuelle et doit être utilisé périodiquement pour mieux orienter les actions et les décisions de direction prises tout au cours de la réalisation du mandat virtuel.

Un merci tout particulier à mon collègue et ami Mario Lucas, pour sa collaboration à la rédaction dans cet article!

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