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La planification avec MS Project

La planification avec MS Project ?

planification ms project

Les 3 étapes de la planification de projet.

L'exercice de planification dans un projet est celui qui consiste à prioriser et à sélectionner quelles tâches seront effectuées par les ressources pour une période de référence donnée. Il faut distinguer la phase de planification et l'exercice de planification. L'exercice de planifier les tâches s'opère sur l'ensemble de l'exécution d'un projet ou de plusieurs projets. Mais avant de procéder à la planification d'un projet il faut: avoir terminé la création de l'échéancier; avoir affectés des ressources aux tâches et que le projet soit prêt à être débuté.

La planification se fait en trois étapes:

1. La mise-à-jour.

2. La planification.

3. L'exécution.

Vous devrez exécuter périodiquement ces trois étapes. Nous verrons plus loin quelles sont les actions à prendre pour chacune de ces étapes. Voyons maintenant à quel moment survient cette période de référence et pourquoi la planification ne porte que sur cette période. Pour nous aider, voici une ébauche du cycle de vie d'une tâche:

Cycle de vie des tâches

  1. Création des tâches dans l'échéancier.
  2. Affectation de ressources aux tâches.
  3. Première planification des premières tâches du projet.
  4. Démarrage de l'exécution du projet.
  5. Mise-à-jour du projet.
  6. La planification des tâches de la période de planification.
  7. Exécution! Si le projet n'est pas fini: retour à l'étape 5.
  8. Fin du projet.

Au moment où les tâches sont ajoutées à l'échéancier, il n'est pas encore possible de les planifier. Il faudra au moins leurs affecter une ressource pour pouvoir déterminer le moment où la ressource sera disponible pour l'exécuter. Une fois l'échéancier et les affectations complétés, il faudra réaliser une première planification. Cette première planification portera seulement sur les premières tâches du projet. Une vue globale de l'ensemble des tâches sera réalisé pour évaluer le volume de travail des ressources pour l'ensemble du projet mais la planification ne porte que sur le court terme.

Vous pouvez maintenant démarrer votre projet. C'est à ce moment que vous devez débuter la planification périodique des tâches. Cette planification périodique porte sur les tâches de la période de référence ou de planification (les tâches à court terme). À la fin de la période de planification, vous devrez exécuter le cycle à nouveau. Au fil du temps, les tâches lointaines s'approcheront. Un jour, elles arriveront proche de la période de planification et seront évalué à moyen terme. Elles finiront par arriver dans la période de planification et seront planifiées formellement. On peut dire que les tâches futuristes deviennent de plus en plus réalistes. Elles deviendront réalisables une fois qu'elles seront formellement planifiées. Ce n'est qu’une fois qu’elles seront complétées qu’elles deviendront réelles.

cours ms projectPlanification périodique des tâches du projet

Pour simplifier l’explication, utilisons une période d'une semaine.

1. La mise-à-jour.

L'exercice de la planification ne peut être valide que si le projet est à jour et que si tout le travail à faire est à une date postérieure à la date du jour. Pour mettre le projet à jour, l'utilisateur doit entrer les valeurs réelles du travail effectué la semaine dernière. Dans certain cas, des feuilles de temps peuvent être utilisées ou plus simplement, les boutons de pourcentages :marie éve barondu menu tâche. S'il y a lieu, on doit entrer du travail supplémentaire. Ultimement on informe le logiciel du statut actuel des tâches de notre projet. Si une tâche a pris du retard, le travail qui n'a pas été terminé tel que prévu à ce jour doit également être prévu à nouveau la semaine prochaine ou après.

2. La planification.

Une fois que les données réelles concernant la semaine passée sont entrées et que le travail non terminé est prévu à nouveau la semaine prochaine ou après, on dit que le projet est à jour. Vient le temps de planifier. On regarde l'utilisation des ressources pour la semaine prochaine et pour les ressources trop utilisées, on priorise et repousse les tâches qui ne sont pas exécutables. En d'autres mots, les tâches qui ne sont pas prêtes ou de priorité moindre sont repoussées. On passe également en revue les ressources qui sont sous utilisées pour voir si nous ne pourrions pas les utiliser plus efficacement.

3. L'exécution.

La dernière étape est l’exécution même des tâches. On doit s'assurer que tout se passe bien pour éviter les pertes de temps et afin d'essayer d'anticiper les éléments bloquants. Si une tâche se bloque, on doit tirer d'autres activités pour essayer de recoller les pots cassés.

Pourquoi dois-je planifier?

En fait, vous planifiez déjà. C'est obligatoire de faire un minimum de planification. Même que souvent les gens le font intuitivement. Simplement parce qu'il faut bien voir qui va faire quoi la semaine prochaine. Si non on va manquer de temps et on va perdre du temps. On voudra donc faire une planification formelle surtout si le nombre de ressources est grand et/ou si le nombre de tâches/projets est aussi élevé. Vous éviterai de perdre du temps et vous pourrez réellement gérer les priorités des tâches en fonction des priorités de l'entreprise.

Le cœur de MS Project

Le cœur de MS Project repose sur une base de données

Pour bien comprendre le logiciel Project de Microsoft il faut comprendre qu'il s'apparente à une base de donnée et non à un tableur. Plusieurs confondent les logiciels de type tableur avec les logiciels de basse de données. Il y a certes des similitudes mais il faut tout de même les différencier. Ce qui ressemble le plus entre les deux c'est certainement la grille principale. Dans le cas de la base de données, cette grille représente des champs et des enregistrements. Dans le cas du tableur, la grille représente des colonnes et des rangées formant des cellules auxquelles on réfère par une adresse. Par exemple, la cellule C4 représente la troisième colonne et la quatrième rangée.

Dans MS Project, les colonnes n'ont pas de références mais plutôt des noms. Ce sont des champs. Un champ prend une valeur pour chaque rangé de la grille peu importe l'ordre des colonnes. Il est possible que pour certaines rangées, un champ soit laissé vide. Cela dépendra du type de champ. Prenons un exemple: Un carnet d'adresse.

Un cas simple de base de données : Publipostage

ms project et sa base de donnéesDans votre carnet d'adresse vous choisissez de définir des champs représentant les coordonnées des gens que vous désirez y noter : Nom, Prénom, #Téléphone, adresse de messagerie, no, rue, #app, ville, code postal, pays et plusieurs autres. Pour chaque personne, vous pouvez créer un enregistrement dans la base de données et cet enregistrement sera affiché sur une ligne de la grille. Il est probable qu'un de vos contact n'ai pas de numéro de fax ou autre. À partir de ce carnet vous pouvez rechercher / trier / filtrer vos contacts par le champ de votre choix. Vous pouvez également utiliser ce carnet pour envoyer des publipostages à l'aide de Fusion.

Les données dans MS Project

Sous MS Project, le même principe s'applique.On retrouve la table des tâches et la table des ressources. Ces deux tables font partie d'une même base de données enregistrée sous le fichier de projet : Projet1.mpp par exemple. Cette base de données contient bien d'autres tables mais nous nous en tiendrons ici à ces deux tables et à leurs interrelations. Nous appellerons ces interrelations des "affectations". Les affectations sont sauvegardées dans une troisième table dans la même base de données. Nous utiliserons donc trois tables: Tâche, Ressource et Affectation.

La table tâche contient des tâches et les champs de tâches comme la durée, la date de début et plusieurs autres champs de tâches. Il en est de même pour la table ressources. Cette dernière contient des champs de ressources, tel que le taux horaire, le calendrier de travail et plusieurs autres champs de ressources.

Les affectations dans MS Project

La table des affectations n'est pas directement remplie par l'utilisateur. Elle se remplie lorsque l'utilisateur affecte une ou plusieurs ressources à une ou plusieurs tâches. Chaque affectation unique (une seule combinaison entre une tâche et une ressource est possible) crée un enregistrement dans cette table. La relation entre la table des tâches et la table des ressources est de m à n. Ce qui implique que toutes les ressources peuvent être affectées à toutes les tâches. La figure ici-bas illustre parfaitement cette réalité.

ms project et sa base de données

On peut observer que la ressource 1 "ABC Inc." est affectée aux tâches 1, 2 et 3 respectivement "Ouvrir", "Percer" et "Visser". En créant ces affectations, MS Project copie un certain nombre de champs de tâche et de ressource vers les champs de l'affectation. Par exemple, La date de début de l'affectation sera identique à la date de début de la tâche au moment de créer l'affectation mais pourrait changer par la suite. Les enregistrements d'affectations sont créé à partir du moment où inscrit le nom d'une ressource dans la colonne "Nom de Ressource" de la table des tâches. Il existe d'autres moyens d'affecter une ressource à une tâche mais le résultat sera plus ou moins le même. À partir du moment où il y a au moins une ressource affectée à une tâche, Project affiche son nom dans le digramme de Gantt à droite des tâches.

Il est essentiel de comprendre où sont enregistrées les données de votre projet pour être capable de les retrouver et de les interpréter. Par exemple, si vous chercher un prédécesseur, vous devrez fouiller dans la table des tâche et si vous désirez valider les taux, se sera dans la table des ressources. Il existe des cas plus difficile comme la sur-utilisation ou le travail. Cela fera l’objet d'un prochain article.
 

Les chemins critiques multiples dans MS Project

La marge des tâches

Nous avons vu dans un article précédant que la criticité des tâches est déterminée par une comparaison entre la marge et un seuil fixé par l'utilisateur. C'est de cette manière que MS Project détermine si une tâche est critique ou non. C'est ainsi que se forme le chemin critique. Nous avions terminé l'article en disant que cette marge était calculée par rapport à la date de fin du projet. Mais qu'arriverait-il si notre projet avait plusieurs dates de de fin? Ou disons plusieurs livrables programmés à des moments différents. Il serait alors faux de calculer la marge des tâches basée sur une seule et même date de fin. Heureusement, avec MS Project il est possible pour l'utilisateur de fixer d'autres dates qui permettrons à MS Project de calculer la marge des tâches. On pourra ainsi créer plusieurs chemins critiques dans un projet.

Les chemins non-critiques

MS Project Chemin Critique

Chemin critique

Les chemins non-critiques ne sont que des chemins critiques disposant de marge. Sachant cela, il serait judicieux de les appeler "chemin de tâche", qu'ils soient critique ou non-critique. Pour créer un chemin de tâche il faut donner à MS Project une date à laquelle le chemin se terminera. Cette date agira de la même manière que la date de fin du projet au niveau du calcul de la marge des tâches du chemin où elle se trouve. Pour la créer nous devons attribuer une contrainte de fin à une tâche ou sur un jalon se trouvant sur ce chemin. Dans l'exemple plus bas, nous avons apposé cette contrainte sur un jalon représentant la fin contractuelle d'un livrable de notre projet. Deux type de contraintes peuvent être utilisés à cette fin: "doit finir le" ou "fin au plus tard le". Cette dernière étant plus souvent utilisée dans la vie.

Multiples chemins critiques

multipleschemin

Début mardi le 1er novembre

La structure présentée ci-bas, montre une technique permettant de représenter séparément les dates importantes et les activités du projet. La grande majorité des projets ont plus d'un livrable et assez souvent ces livrables ont des dates de livraisons différentes. Chaque livrable requiert des activités qui lui sont propres. Il devient nécessaire de calculer la marge de ces tâches en fonction de la date du livrable auquel ces tâches conduisent. Pour chaque contrainte de fin appliquées au jalon du livrable nous aurons un nouveau chemin de tâche. Étant donné que ces jalons ont un rôle clé dans le projet et comme ils auront un impact très important sur les calculs des dates du projet, une bonne pratique propose de placer ces jalons de livraison dès les premières lignes du projet dans une section bien identifiée à cette fin. La figure ci-bas montre comment il est possible de repérer facilement ces livrables avec leur date de livraison propre.

MS Project multi-chemin critiques

Les deux réalisations que nous avons (ligne 11 et 16), ont une marge différente et ces marges sont calculées en fonction d'une date de contrainte. Cette contrainte a été apposée au jalon représentant le livrable associé à la réalisation. Ces livrables sont complètement indépendants de la date de fin du projet. La fin de l’aménagement est actuellement prévue pour le 5 décembre et nous savons que nous devons terminer avant le 12 décembre. MS Project calcul donc la marge du livrable de l'aménagement à 5 jours. En même temps, nous prévoyons terminer les travaux TI le 24 novembre et nous avons jusqu’au 5 décembre. Ce qui donne 7 jours de marge. Aucunes tâche du projet n'est critique et nous avons même quelques jours d'avance.

En utilisant cette technique vous serez capable de mesurer l'impact de changements sur la marge de votre projet et non simplement de savoir si cela vous met en retard ou non. Ainsi, un problème survenu dans le passé ayant eu un impact majeur sur la marge du projet mais ne l'ayant pas mis en retard pourrait être identifié comme la cause première du retard au moment où de petits problèmes retardent officiellement le projet.

Cette technique est d'autant plus intéressante puisqu'elle produit un tableau de bord des retards/avances anticipés en temps réel dans un projet livrable par livrable. Sachez qu'il reste possible de se comparer avec le planning de référence mais il arrive parfois que cette comparaison devienne de plus en plus difficile à faire au fur et à mesure que le projet change. Sachant que la date de livraison est quant à elle contractuelle, c'est avec cette dernière qu'il faut se comparer.

Si vous essayez de reproduire cette technique vous remarquerez peut-être que votre réalisation construction devient critique. C'est simplement parce qu'elle termine le projet. La date de la contrainte étant plus tard que la date de fin du projet, cette dernière a priorité. Vous devez ajouter une tâche manuelle pour repousser la date de fin à une date postérieure à toutes vos contraintes. Plusieurs techniques permettent de faire cela.

En terminant, sachez qu'il vaut toujours mieux gérer des projets avec une marge de manœuvre. Gardez donc vos projets et vos chemins de tâches non-critiques! Ça vaudra mieux!

MS Project : Marge libre vs marge totale

La marge sert à savoir si c'est critique et si on est en retard!

On entend souvent dire que telle ou telle activité d'un projet se trouve « sur le chemin critique » du projet. Une formule souvent utilisée pour donner de l'importance à cette activité et tenter de la prioriser face à une autre. Mais qu'en est-il pour MS Project? Le chemin critique dans MS Project n'existe pas en tant que tel, au sens où il n'a pas de paramètre propre. Il est représenté par un ensemble de tâches consécutives qui forment le chemin le plus long du projet, c'est-à-dire que les tâches qui le composent n'ont pas de marge. D'ailleurs, ce chemin peut exister également sans être critique. Nous verrons comment utiliser les chemins non-critiques dans un prochain article. Pour déterminer si une tâche est critique ou non, MS Project propose à ses utilisateurs, dans les options avancés, de fixer un seuil de criticité à un nombre de jour à partir duquel les tâches seront considérées critiques.

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Par défaut ce seuil est fixé à 0 jour. Vous ne pouvez que choisir des valeurs positives et entières pour ce champ. Par exemple si vous fixez le seuil à 2 jours, les tâches ayant 2 jours ou moins de marge seront considérées critiques. Il ne s'agit que d'une simple comparaison mathématique à savoir si la marge est inférieure ou égale à ce seuil.

SI ( MARGE <= SEUIL) { CRITIQUE = OUI } SI NON { CRITIQUE = NON }

Marge libre vs marge totale

Pour chaque tâche, le champ Critique est donc directement dépendant de la marge que la tâche a à sa disposition. Il peut s'agir de marge libre ou de marge héritée par le chemin de tâche. La figure ci-bas montre en vert la marge libre de la tâche 4. Comme elle s’exécute en parallèle avec la tâche 3 et que cette dernière dure plus longtemps, la tâche 4 a donc 3 jours de marge libre. Cette marge correspond à la différence entre la durée des deux tâches­ ( 5jrs - 2jrs = 3 jrs). On observe également le même phénomène avec la tâche 5. En effet, elle a 6 jours de marge libre puisqu'elle s’exécute en parallèle avec la tâche récapitulative 6. La combinaison des deux marges libres des tâches 4 et 5 donne à la tâche 4 un total de 9 jours de marge totale.

Pour notre exemple nous avons laissé le seuil de criticité à sa valeur par défaut (0 jour). Nous voyons que les tâches 3, 4 et 5 ne sont pas critiques puisque, comme nous l'avons vu, elles ont une valeur positive de marge. Les tâches 7 à 10 forment le chemin critique de notre projet. Ensembles, elles partent de la date de début du projet et mènent à sa fin. C'est d'ailleurs par ce chemin que la date de fin sera calculée.

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Dans la figure ci-haut, le projet débute le 24 octobre et se termine le 10 novembre et a une durée de 14 jours ouvrable. Les tâches 7 à 10 étant liés avec une relation « fin à début » nous pouvons simplement additionner leurs durées et obtenir la durée du projet puisque l'autre section du projet s'exécute en parallèle et qu'elle ne dure que 8 jours. Cet exemple montre qu'un chemin critique se forme toujours du début à la fin du projet. Tous les projets ont donc un chemin critique à partir de la date de début jusqu'à la date de fin. Sur ce chemin, les tâches n'auront jamais de marge à moins que nous en décidions autrement. En résumé, la criticités des tâches dépend de la marge de chaque tâche, qui elle, est calculée en fonction de la date de fin de la dernière activité du projet. Si une tâche se trouve sur le chemin le plus long du projet elle ne pourra avoir de marge.

Pour que cela fonctionne bien dans un projet réel, il faut que le projet n'ait qu'une seule et même date de fin pour tous les livrables et il ne faut pas que le projet utilise des dates fixes pour marquer le passage d'étapes dans le projet. Heureusement, MS Project ne se limite pas à un seul chemin critique. Il est possible pour l'utilisateur de fixer d'autres bases qui permettrons à MS Project de calculer la marge des tâches en fonction d'autres dates que la date de fin du projet. On pourra ainsi créer plusieurs chemins de tâche dans un projet. Nous verrons cela dans un prochain article.

Gardez vos projets à jour dans MS Project

Garder ses projets à jour dans MS Project.

La plus grande des difficultés que les utilisateurs de MS Project rencontrent se trouve souvent dans l'exercice de la mise-à-jour. Plusieurs n’osent même pas utiliser MS Project à cette fin. Ils se contentent de bâtir un échéancier initial et de le soumettre au client pour répondre à la demande du client d'obtenir diagramme de Gantt de l'échéancier du projet proposé. Pourtant MS Project offre bien plus de fonctionnalités que cela. C'est un peu comme s'ils utilisaient Word pour rédiger leurs documents mais inscrivaient les numéros de pages au crayon après l’impression..... Pas trop trop efficace n'est pas?

Souvenez-vous de ce que vous aviez prévu grâce au planning de référence

gestion de projetsMS Project nous permet d'enregistrer, dans une section prévue à cette fin, une copie de l'échéancier initial. Cette fonctionnalité se nomme Définir le planning de référence (le Baseline). Pour afficher cette copie initiale sur le diagramme de Gantt, Microsoft nous propose d'utiliser l'affichage Suivi Gantt. Ce dernier affiche en gris le planning de référence et en bleu ou rouge le projet tel qu'il se déroule. Pour pouvoir afficher la variation entre ce qui était prévu et ce qui se passe, nous devrons indiquer au logiciel ce qu'il passé dans le projet. Nous voilà arrivé aux fonctions de mise à jour dans MS Project.

Les fonctions de mise à jour dans MS Project

Microsoft mettent à notre disposition une grande variété de possibilités et de méthode pour effectuer la mise à jour dans MS Project. La mise à jour de Project sous MS Project porte essentiellement sur les valeurs réelles et restantes des tâches. Donc on veut indiquer à MS Project des valeurs telle que: Date de début réelle; date de fin réelle; durée réelle; durée restante; travail réel/restant ou coût réel/restant, etc. En indiquant ces information au logiciel il sera en mesure de modifier les dates des tâches suivantes et de calculer les nouvelles dates jusqu'à la fin du projet.

Voici quelques-unes des méthodes populaires pour mettre à jour vos projets:

Les pourcentages d'avancements

marie eve baron

La fonction la plus simple et qui s'utilise directement. Vous sélectionnez une tâche et en cliquant sur l'un de ces boutons, vous indiquez au logiciel où vous en êtes avec cette dernière. 5 choix sont disponible soit: 0%, 25%, 50%, 75% ou 100%.

Il faut d'abord se poser une question fondamentale: 50% de quoi? La bonne réponse c'est de la Durée de la tâche. Attention, on le parle ni de la durée de référence ou de la durée restant et encore moins de la quantité de travail. L'inconvénient majeur c'est que c'est long et que les 5 choix sont trop limités pour les tâches longues.

La fonction Mettre à jour le projet

Mettre vos projets à jour dans MS Project grâce à Mettre à jour le projet

La fonction Mettre à jour le projet permet quant à elle de dire systématiquement au logiciel que l'avancement du projet se déroule tel que prévu jusqu'à une certaine date qu'on nomme date d'état. Quand on utilise cette fonction, le logiciel calcule les % d'avancement correspondants à la date indiqué pour chaque tâche. Cette technique peut-être plus rapide que l'entrée manuelle, mais il ne faudrait pas s'y limiter puisqu'il est rare que les choses se passent exactement tel que prévu. Vous pourriez utiliser cette fonction et modifier les % pour qu'ils correspondent plus à la réalité du projet pour les tâches en retard ou en avance sur ce que vous aviez prévu.

La table Suivi

Cette dernière technique est plus précise. Elle propose d'utiliser les champs suivant: Début réel; fin réelle; %achevé; %physique achevé; Durée réelle; Durée restante; Coût réel et Travail réel. À l'aide de ces champs, l'utilisateur renseigne l'avancement des tâches, manuellement. Cette méthode est très précise puisqu'elle permet non seulement d'indiquer la portion terminée d'une tâche initialement prévu, mais elle permet d'en changer directement les dates et la durée restante. Ainsi si une tâche se termine avant la date initialement prévue, vous profiterez d'une avance dans la suite du projet.

En résumé, la mise à jour dans MS Project se fait de plusieurs façons. Nous vous proposons d'utiliser minimalement ces trois techniques pour renseigner le logiciel sur l'avancement de vos projets. En combinant ces 3 méthodes, vous gagnerez du temps et serez toujours précis. Ainsi, MS Project pourra calculer efficacement les dates des tâches à venir dans vos projets. De plus, si vous effectuez bien votre mise à jour dans MS Projet, vous pourrez utiliser la table Variation. Cette dernière vous indiquera les variations entre les dates (début ou fin) actuel et  les dates de références que vous aviez initialement prévus.

 

Que fait MS Project avec le travail restant et le type de tâche?

Un changement au projet changera la quantité de travail qui reste à faire.

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Dans la vie de tout projet il se produit des changements. Nous savons qu'un changement aux objectifs de projet pendant son exécution provoque une variation momentanée de l'utilisation des ressources. La figure à gauche montre bien la différence. Le projet en orange était celui qui était prévu initialement mais comme il y a eu un changement aux objectifs (scope creep) du projet, des efforts supplémentaires ont été requis pour adapter le projet avec sa nouvelle définition. Ces efforts supplémentaires sont présenté en rouge. Ils incluent une part de ce qui était prévu initialement et une part de ce qu'il à fallu faire pour adapter le projet. Plus ces changements surviennent tard dans le projet plus l'effort sera grand pour adapter le projet à sa nouvelle définition.

Le travail restant et le type de tâche.

Plus concrètement sous MS Project, nous allons voir comment les choses se passent et comment le gestionnaire de projet devra réagir pour adapter son projet. Pour mieux comprendre, prenons un exemple:

Nous prendrons une tâche de 2 jours ayant une ressource affectée pour un total de 14 heures de travail. La capture d'écran suivante montre cette tâche sous 5 conditions: 1- Durée fixe et non piloté par l'effort; 2- Durée fixe piloté par l'effort; 3- Capacité fixe et non piloté par l'effort; 4- Capacité fixe piloté par l'effort; 5- Travail fixe. Notre tâche a débuté hier et devrait se terminer en fin de journée aujourd'hui. On peut voir que la figure ici-bas nous montre effectivement que le travail de 7 heures qui était prévu hier a été bien complété et que le travail restant est de 7 heures sur toutes les tâches.

marie eve Baron

Le projet avant le changement

 

Arrive maintenant un changement d'envergure qui n'avait pas été prévu. Le travail de 14 heures sur 2 jours à une ressource n'est plus suffisant pour compléter la tâche. Nous devons augmenter le travail restant de 7 heures. Il passera donc à 14 heures. Voyons comment MS Project réagit à ce changement en fonction du type de tâche:

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Le projet après le changement (7 heures de travail ont été ajouté aux tâches)

Avant d'aller plus loin rappelons la relation entre le travail, la durée et le nombre de ressources sur les tâches avec MS Project.

Travail = Durée X Unités d'affectation

Il faut comprendre que d'augmenter le travail restant a pour effet d'augmenter le travail total. On peut en déduire que MS Project réagira selon le type de tâche puisqu’il devra modifier soit la durée soit les unités pour que notre équation demeure vrai. Normalement, dans la vrai vie, quand une telle situation se produit, ta tâche devrait prendre plus de temps. Mais notre cas présente une tâche de 2 jours. Si nous pensons à une tâche de 2 mois ayant déjà plusieurs ressources, il est peut-être possible d'augmenter les effectifs pour respecter la durée de la tâche. Seul le gestionnaire le sait et c'est basé sur cette connaissance qu'il pourra choisir le bon type de tâche. Voyons comment MS Project calcule dans nos 5 cas:

Comment MS Project calcule nos 5 cas:

Durée fixe

Dans le cas d'une durée fixe la durée ne changera pas et il faudra augmenter les unités à 200% la deuxième journée pour arriver à produire 7 heures de plus sans changer la durée ou la date de fin. ATTENTION, dans le cas on voit que les unités d'affectation sur l’affectation (partie gauche de l'écran) demeurent à 100% même si les unités de pointe de la deuxième journée de la tâche passent à 200% dans la partie de droite.

Non piloté par l'effort

le travail restant et le type de tâcheDans un cas où on aurait une augmentation et que la tâche ne doit pas durer plus longtemps, la seule solution est d'ajouter des ressources pour faire le travail additionnel sans allonger la tâche. Justement, le paramètre piloté par l'effort prendra effet seulement si on rajoute des ressources. Dans le cas où la tâche à durée fixe et n'est pas pilotée par l’effort, l'ajout d'une ressource ajoutera du travail. Dans notre exemple nous avons rajouté la ressource toi et on voit que toi aura 7 heures de travail alors que moi a toujours 14 heures à faire et le travail totale a augmenté de 21 à 28 heures.

Piloté par l'effort

le travail restant et le type de tâcheSi notre tâche à durée fixe est pilotée par l'effort, on voit que le rajout de la ressource lui produit un partage du travail restant. Ce partage ne se fait pas également et la ressource toi, quoi que moins surutilisée, l'est toujours. Dans ce cas, le gestionnaire devra répartir lui-même le travail pour éviter de surcharger la ressource. Dans ce cas, le travail total est préservé (C'est le but du piloté par l'effort) et demeure de 21 heures.

Capacité fixe

Ce cas est assez simple. MS Project allonge la tâche sans changer le pourcentage d'affectation de la ressource toi. Il revient à toi d'effectuer le 7 heures additionnel.

Non piloté par l'effort

Si on rajoute une ressource, MS Project ajoute un 14 heures de plus puis qu'il reste 2 jours à 100% ce qui représente 14 heures. En rajoutant une nouvelle ressource, cette dernière sera affectée à 100% pour la période restante donc 14 heures de plus, pour un total de 28 heures.

Piloté par l'effort

Beaucoup plus intéressant que le cas à durée fixe, cette situation partage le travail restant également entre les ressources. Donc en ajoutant la ressource moi à notre tâche d, le 7 heures additionnel lui est assigné et la tâche retrouve sa durée initiale de 2 jours.

le travail restant et le type de tâche

Travail fixe

Le cas du travail fixe aura exactement le même comportement que le cas précédant à capacité fixe quand il est piloté par l'effort. En ajoutant du travail additionnel, la tâche est allongée mais si on lui rajoute une ressource, elle redevient d'une durée de deux jours et la ressource qui a été rajoutée effectuera le travail additionnel la deuxième journée.

Pour plus de détail sur les types de tâche référez-vous à notre article sur le sujet: Les types de tâche avec MS Project

MS Project, mettre fin à la planification manuelle

Avez-vous déjà compté les jours sur un calendrier?

formation ms project à distanceAvec MS Project, depuis la version 2010, Microsoft vous proposent la planification manuelle pour gérer vos projets! C'est un peu comme faire un Diagramme de Gantt dans Excel. Vous savez: une ligne par tâche et une colonne par jour et on change les mises en forme des cellules pour faire en sorte que les cellules forment un dessin similaire à un Gantt? Vous voyez? Même si cette méthode est très longue, elle est simple et permet à un chef de projet de produire un diagramme de Gantt sans avoir à utiliser un outil de gestion de projet.

La raison d'être initiale de Project, en 1984

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En 1984, un programmeur, se disant que son ordinateur pourrait bien calculer les dates de son projet à sa place, voulait ainsi gagner un temps précieux. Oui, l'idée à la base de Project for DOS, est de calculer les dates à notre place. C'est simple, n'est-ce pas? Depuis 1984, le fonctionnement de cet outil a toujours été de définir les durées et la séquence des tâches du projet. Basé sur ces informations, l'ordinateur calcul quel jour commence et termine chaque tâche du projet. Avec les années, le logiciel est devenu de plus en plus flexible puisque d'autres informations peuvent maintenant être utilisées pour calculer les dates de début et de fin des tâches. Malgré ces ajouts de flexibilité, le but avait toujours été d'automatiser le calcul des dates des tâches.

Une avancée ou un retour en arrière?

En 2010, 26 ans après la création initiale de Project, ses concepteurs ont décidés (et ce fut toute une décision) de DÉSACTIVER le calcul automatique dans les valeurs par défaut de l'outil. Pourquoi prendre une telle décision? Peut-être parce qu'avec le temps de plus en plus d'utilisateurs de Project ne se donnaient pas la penne de comprendre comment l'outil fonctionne et voulaient simplement remplacer Excel?

3 moyens pour mettre fin à la planification manuelle et réactiver les calculs

tacheMême si les concepteurs de Microsoft ont désactivé la prévision automatique, il n'est pas impossible de la réactiver. Le mode tâche est le paramètre à utiliser pour que l'ordinateur calcule automatiquement ou manuellement les dates de la tâche. Nous avons donc le choix entre "manuel" pour la tâche "a" ou "automatique" pour la tâche "b".

projetNous avons également le mode par défaut pour les tâches nouvellement créées. Ce dernier paramètre se retrouve dans la barre d'information en bas à gauche de la fenêtre de MS Project. Si vous le changez, vous le changerez pour le projet en cours seulement.

Enfin, le dernier paramètre celui qui a été changé par les concepteurs de Microsoft se trouve dans les "Options de Project" sous la section "Planification", si vous choisissez "Tous les nouveaux projets" et vous choisissez "Planifié automatiquement", votre copie de MS Project sera de retour aux calculs automatiques comme il l'a toujours été!

options



Partage de ressources dans MS Project

formation gestion de projetsLe clonage des ressources.

Vous travaillez dans un groupe de quelques gestionnaires de projets?

Vous avez plusieurs projets à gérer?

Les ressources œuvrent dans plusieurs projets au cours de la semaine?

Si vous êtes dans cette situation et que vous travaillez avec MS Project, vous vivez probablement un problème de clonage de ressources. Le clonage survient lorsqu'un ou des gestionnaires utilisent des fichiers de projet différent pour leurs multiples projets.

Par exemple, vous êtes chef de projet de construction résidentielle pour un entrepreneur général qui construit des résidences unifamiliales. L’entreprise a ressèment fait l’acquisition de 4 nouvelles rues dans un développement immobilier municipal. Vous gérez la construction de plusieurs de ces maisons. Vos clients sont des futurs acheteurs de maisons et ils ont tous des besoins et exigences différentes en ce qui a trait au plan initial de la maison, au plan de projet, au déroulement du projet et à la date de livraison de la maison. Pour mieux suivre ces différentes exigences, vous choisissez de démarrer un projet pour chacun des clients que vous avez.

Pour la construction des résidences de vos clients, vous faites affaires avec plusieurs fournisseurs indépendants tel que: plombiers, charpentiers, excavation, coffrage, menuiserie, toiture, portes et fenêtres etc. Pour certaines tâches vous employez une ressource à tout faire puisqu'il arrive fréquemment que certaines tâches doivent être faites avant et après le travail de ces entreprises indépendantes. Cette ressource travaille donc dans tous vos projets pour effectuer les diverses tâches souvent imprévus pour assurer la continuité de vos projets.

Avec MS Project, la liste des ressources d'un projet fait partie intégrante du fichier de projet *.mpp. Comme vous avez créé un fichier de projet pour chaque résidence, vous avez donc des listes de ressources distinctes.


Fichier: Pr1.mpp

Début du projet: 1 mai
Livraison du projet: 20 juin

partage de ressources dans ms project

Fichier: Pr2.mpp

Début du projet: 15 avril
Livraison du projet: 31 mai

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Fichier: Pr3.mpp

Début du projet: 1 avril
Livraison du projet: 20 mai

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Liste des tâches journalières de la semaine 19:

  1. Lundi - Excavation
  2. Mardi - Coffrages et bétonnage
  3. Mercredi - Décoffrage
  4. Jeudi - Imperméabilisation
  5. Vendredi - Remblais
  1. Lundi - Charpente
  2. Mardi - Électricité et plomberie
  3. Mercredi - Installation du gypse
  4. Jeudi - Nettoyage
  5. Vendredi - Plâtrage
  1. Lundi - Peinture
  2. Mardi - Sablage plancher
  3. Mercredi - Vernis plancher
  4. Jeudi - Grand ménage
  5. Vendredi - Inspection

Liste des Ressources journalières de la semaine 19:

  1. Lundi - Excavation J.G. Inc
  2. Mardi - Béton Beaulieu
  3. Mercredi - Béton Beaulieu
  4. Jeudi - Julien #1
  5. Vendredi - Excavation J.G. Inc
  1. Lundi - Michel Janvier et fils.
  2. Mardi - Conduits Rive-Sud
  3. Mercredi - Michel Janvier et fils.
  4. Jeudi - Julien #2
  5. Vendredi - Michel Janvier et fils.
  1. Lundi - Peintres et Cie
  2. Mardi - Planchers du monde
  3. Mercredi - Planchers du monde
  4. Jeudi - Julien #3
  5. Vendredi - Inspecteur M.L.

Dans l'exemple ci-haut, nous avons 3 fichiers de projets distincts avec des listes de ressources distinctes. Les tâches qui sont à effectuer pour chaque projet sont effectuées par des ressources externes et différentes pour les 3 projets puisqu'ils sont à différentes étapes de construction. Cependant, les tâches qui doivent être effectué le jeudi, doivent être faites par notre homme à tout faire: Julien. Comme nous utilisons Julien dans nos 3 projets, nous l'avons à la liste des ressources des 3 projets. Et comme nous avons 3 listes de ressources, nous avons donc 3 copies de Julien (des clones).

Cette situation est très problématique puisque comme MS Project ne sait pas qu'il s'agit effectivement du même Julien, il ne peut nous indiquer que ce dernier aura 3 tâches a faire la même journée.
La solution : Le partage de ressources

La stratégie pour mettre en place le partage de ressources consiste à créer un pool de ressources unique et central qui serviront à exécuter les tâches des autres projets. Ce pool de ressources réside dans un fichier différent des fichiers des projets. Dans l'exemple ci-dessous, le pool de ressource se situe dans le fichier Ressources.mpp. Les tâches des projets Pr1 à Pr3 seront effectuées par les ressources de ce pool.

Partage de ressources avec MS Project

Partage de ressources avec MS ProjectPour permettre aux ressources du pool de travailler sur des tâches situées dans d'autres fichiers de projet, il faut créer une liaison grâce aux fonctions de partage de ressources. Pour créer cette liaison : à partir du fichier de projet qui contient les tâches, sous l'onglet Ressources, Affectations et en cliquant sur le bouton Liste de ressources partagées.


Partage de ressources avec MS ProjectDans la fenêtre Partager des ressources, sélectionnez le fichier contenant le pool de ressources et cliquez OK. Ce dernier fichier doit être déjà ouvert en lecture/écriture dans MS Project. Une fois cette opération complétée, le partage de ressources est en place. Enregistrez les deux fichiers liés pour conserver le partage de ressource.

ATTENTION!! Une fois que le lien est créé, vous ne pouvez plus renommer ou déplaces les deux fichiers liés. Vous ne devez pas changer le chemin d'accès à ces fichiers.

Cette technique de partage de ressources est très efficace si vous êtes un seul gestionnaire de projet qui gère plusieurs projets puisque tous les fichiers résideront sur votre ordinateur et un seul utilisateur ouvrira ces fichiers. Le résultat est flamboyant puisque les 4 fichiers sont tous ouvert en lecture/écriture simultanément et l'utilisateur n'y voit que du feu. Le gestionnaire consolide ses 3 projets en un seul et obtient les conflits entre ses multiples projets comme le montre la capture d'écran ci-dessous.

Consolidation multi-projet avec MS Project

Télécharger cet exemple pour MS Project 2013

Le partage de ressources en réseau et dans le cloud.

Plusieurs entreprises utilisent le partage de ressources sur un lecteur réseau, ce qui donne la possibilité à d'autres utilisateurs de démarrer d'autres projets qui utilisent eux aussi le même pool de ressources. Il faut cependant faire très attention aux droits d'accès aux fichiers de ces utilisateurs. D'autres utilisent des outils comme Dropbox ou autre système de stockage de fichier en nuage. Il faut être très prudent lorsqu'on utilise cette stratégie de partage de ressources entre plusieurs utilisateurs sur un système de synchronisation nuagique. Les chemins d'accès inscrit dans les fichiers Ressources.mpp et Prx.mpp lors de l'initiation du partage n'est pas toujours statique et peut changer ne fonction de l'utilisateur.

Partage de ressources avec MS Project dans un cloud


4- Les types de tâche avec MS Project

Les trucs et astuces avec MS Project que l'on doit absolument connaître.

Vous avez peut-être lu notre article sur la bête noire d'office, où on disait que le type de tâche nous faisait la vie dure. Vous trouverez pus bas, des explications sur les types de tâche qui vous aideront à bien travailler avec MS Project. Mais avant de parler de types de tâche, voyons tout d'abord pourquoi ce paramètre existe. Pour cela nous parlerons de la relation mathématique qui existe entre la quantité de travail et la durée d'une même tâche.

1- L'équation du travail et les paramètres de tâches.

trucs et astuces avec ms project

Microsoft Project 2010, 2013

Comme nous le savons, MS Project calcule toujours la quantité de travail d'une tâche, grâce à l'équation suivante:

Travail = Durée X Unités d'affectation

Le travail : représente la quantité d'effort devant être accomplit pour exécuter une tâche. (Le nombre d'heure à faire)

La durée : représente le nombre de jours ouvrables compris entre la date de début et la date de fin d'une tâche. Les jours ouvrables/chômés sont définit par le calendrier de projet.

Les Unités d’affectation : indiquent le taux d’allocation des ressources affectées pour effectuer le travail pendant la durée de la tâche.

Vous aurez surement compris qu'il ne s'agit pas simplement de calculer le travail, mais bien de solutionner une équation. Ce qui veut dire que le résultat de cette équation peut être autant le travail, la durée ou les unités. Il faut simplement isoler l'inconnu. Pour une tâche effectuée par une personne pendant une journée, le résultat recherché est le travail. Mais pour une autre tâche de 200 heures, effectuée par 6 personnes, on recherche le temps que ça leur prendra pour compléter le travail. On cherche la durée.

formation ms project a distanceC'est très pratique, mais concrètement, ce n'est pas si simple que ça peut avoir l'air. Sachant que cette équation sera toujours solutionnée par Project, qu'advient-il si on change le travail? Afin d'équilibrer l'équation, changera-t-il les unités d'affectation ou la durée? Et... Si on change ne nombre de ressource (unités d'affectations), est-ce la durée ou le travail qui sera modifié? Vous me répondrez que ça dépends, n'est pas? Ça dépend de la tâche elle-même. De ce qu'il y a à faire.

brainstromEffectivement, on voudra, si on diminue le nombre de ressources pour une tâche nommée "Brainstorm", que le travail diminue et pour une tâche nommée "peindre", que la durée augmente. Donc, pour déterminer quel est l'inconnu de l'équation, il faut comprendre la différence entre l'activité "brainstormer" et "peindre". Comme MS Project ne comprends pas cette différence, les programmeurs de chez Microsoft ont inventé le champ de tâche "Type de tâche" pour palier à cette problématique.

L'utilisateur indiquera à Project quel paramètre sera inchangeable pour la tâche. Il permettra donc à Project de déterminer quel est l'inconnu dans l'équation et de le recalculer suite à un changement de la part de l'utilisateur.

Il existe 3 types de tâche tout simplement parce qu'il y a trois paramètres dans notre équation.
(Travail Fixe) (Durée Fixe) (Capacité Fixe)

2- Les types de tâches

Avec MS Project, les tâches sont obligatoirement paramétrées avec un des trois types de tâche. Par défaut, les gens chez Microsoft nous proposent "capacité fixe". Dès la création d'une nouvelle tâche, cette dernière sera calculée de manière à ne pas changer le taux d'affectation de ses ressources. Ainsi, si on changeait la durée de la tâche, le travail serait recalculé et inversement puisque c'est la capacité qui est fixe.Ce type fonctionne assez bien pour plusieurs tâches. Mais si votre tâche se nommait "Peindre" et que vous deviez réaliser le même mandat de peinture en moins de temps, malheureusement Project diminuerait le travail alors qu'il s'agit du même mandat et que ce sont les unités qui aurait du augmenter.

Toujours pour le type de tâche par défaut: Qu'adviendrait-il si on diminuait le nombre de ressources, est-ce le travail ou la durée qui serait recalculé? On revient au problème initial que Project ne comprends pas et qu'il ne peut déterminer quel est l'inconnu dans l'équation puisque nous avons changé le paramètre fixe.

N.B. Ici on utilise la terminologie du logiciel pour "Capacité fixe" mais il semble qu'il y ait une erreur de traduction puisqu'en anglais ils utilisent "fixed unit" donc "unité fixe". Comprenez simplement que pour "capacité fixe", il s'agit du type où les unités ne changent pas.

Le type de tâche par défaut ne fait pas pour toutes les tâches. Il est donc essentiel de judicieusement sélectionner le bon type pour chaque tâche de votre projet. De plus, la vie n'étant pas si simple, vous rencontrerez certainement des tâches qui ne soient d'aucun de ces trois types. Dans ces cas, vous devrez valider manuellement que vos modifications ont bien changé ce que vous désiriez.

Le tableau ci-haut, montre tous les cas de figures de changements effectués sur un paramètre de l'équation pour chaque type de tâche. Il vous aidera à choisir le type qui convient le mieux à votre tâche. Dans les cases orangées, il nous donne la solution aux cas où l'utilisateur change le paramètre qui est fixé par le type de tâche. Vous remarquerez qu'en aucun cas les unités seront modifiées. Vous avec en rouge les deux seuls cas où Project change les unités. Ils sont en rouge parce qu'avec les versions 2010 et 2013, la valeur affichée à l'écran ne correspond pas au taux qui est calculé. Il y a un bug d'affichage de cette valeur lorsqu'elle est calculée par Project.

Donc en guise de conclusion, retenez qu'il est très important de sélectionner le bon type de tâche et surtout de surveiller de près les changement aux paramètres de l'équation quand vous changez des valeurs de votre projet.

3- Trucs et astuces avec MS Project

Les trucs et astuces avec MS Project que l'on doit absolument connaître.

1- L'équation du travail: Travail = Durée X Unités d'affectation

conseils d'utilisation MS Project

Microsoft Project 2010, 2013

Avant d'aller plus loin, commençons par définir ces trois paramètres:

Le travail (Ici il convient de spécifier qu'il s'agit du travail d'une tâche puisque le champ travail existe également au niveau des ressources et des affectations.) : représente la quantité d'effort devant être accomplit pour exécuter une tâche.

La durée : représente le nombre de jours ouvrables compris entre la date de début et la date de fin d'une tâche. Les jours ouvrables sont définit dans le calendrier de projet.

Les Unités d’affectation : indiquent le taux d’allocation des ressources affectées à une tâche.

Travail = Durée X Unités d'affectation

Cette équation est centrale pour Microsoft Project. En fonction du type de tâche et des prévisions pilotées par l'effort, elle lui permet d'ajuster automatiquement le travail, la durée ou, le cas échéant, le taux d'affectation des ressources aux tâches.

Tâche: Étendre le bitume sur 10km; Effort = 400 hrs


Prenons cet exemple de génie civil. Nous savons que l'effort dépendra de la longueur de la route. Une route de 10 km prendra deux fois moins d'effort qu'une route de 20km. L'effort dépend donc du nombre de km. Ce qui implique que nous avons une tâche à travail fixe. De plus, notre expérience nous dit que nous aurons pour près de 400 heures de travail à faire pour étendre le bitume sur 10 km.

La durée dépendra donc du nombre de ressources qui seront affectées à cette tâche. L'équation devient donc:

Durée = travail / Unités

Si nous affectons 10 ressources à cette tâche, nous aurons:

Durée = 400 / 10 = 40 heures.

Si dans les options de planification il est indiqué qu'il y a 8 heures de travail par jour,

Durée = 40 / 8 = 5 jours.

Voilà comment Project calcul la durée.

Peut-on lui faire confiance?

La réponse est NON!

Ne lui faites pas confiance! Ce n'est qu'un ordinateur après tout et il ne comprend pas ce qui se passe dans la vraie vie. Poursuivons notre exemple de construction routière. Dans la vraie vie les 10 ressources affectées à notre tâche ont les rôles qui suivent:

  • 1 conducteur et 1 opérateur pour l'épandeur de bitume
  • 2 conducteurs de rouleaux compresseurs
  • 4 conducteurs de camions pour transporter le bitume
  • 2 signaleurs pour la circulation des voitures.

Sachant cela, est-ce que d'ajouter 5 nouvelles ressources ferait en sorte que la durée serait diminuée à (400/15X8) = 3,33 jours? Bien sur que non, mais c'est ce que Project calcule. Il faudrait sectionner notre route en deux tronçons de 5km et utiliser 20 ressources et les équipements en double.

En conclusion, non on ne peut pas simplement se fier à MS Project pour calculer la durée d'une tâche à travail fixe. Il en sera de même pour les autres types de tâche. La raison est simple: MS Project ne comprends pas le projet alors que vous oui (en théorie).