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Gardez vos projets à jour dans MS Project

Garder ses projets à jour dans MS Project.

La plus grande des difficultés que les utilisateurs de MS Project rencontrent se trouve souvent dans l'exercice de la mise-à-jour. Plusieurs n’osent même pas utiliser MS Project à cette fin. Ils se contentent de bâtir un échéancier initial et de le soumettre au client pour répondre à la demande du client d'obtenir diagramme de Gantt de l'échéancier du projet proposé. Pourtant MS Project offre bien plus de fonctionnalités que cela. C'est un peu comme s'ils utilisaient Word pour rédiger leurs documents mais inscrivaient les numéros de pages au crayon après l’impression..... Pas trop trop efficace n'est pas?

Souvenez-vous de ce que vous aviez prévu grâce au planning de référence

formation MS ProjectMS Project nous permet d'enregistrer, dans une section prévue à cette fin, une copie de l'échéancier initial. Cette fonctionnalité se nomme Définir le planning de référence (le Baseline). Pour afficher cette copie initiale sur le diagramme de Gantt, Microsoft nous propose d'utiliser l'affichage Suivi Gantt. Ce dernier affiche en gris le planning de référence et en bleu ou rouge le projet tel qu'il se déroule. Pour pouvoir afficher la variation entre ce qui était prévu et ce qui se passe, nous devrons indiquer au logiciel ce qu'il passé dans le projet. Nous voilà arrivé aux fonctions de mise à jour dans MS Project.

Les fonctions de mise à jour dans MS Project

Microsoft mettent à notre disposition une grande variété de possibilités et de méthode pour effectuer la mise à jour dans MS Project. La mise à jour de Project sous MS Project porte essentiellement sur les valeurs réelles et restantes des tâches. Donc on veut indiquer à MS Project des valeurs telle que: Date de début réelle; date de fin réelle; durée réelle; durée restante; travail réel/restant ou coût réel/restant, etc. En indiquant ces information au logiciel il sera en mesure de modifier les dates des tâches suivantes et de calculer les nouvelles dates jusqu'à la fin du projet.

Voici quelques-unes des méthodes populaires pour mettre à jour vos projets:

Les pourcentages d'avancements

marie eve baron

La fonction la plus simple et qui s'utilise directement. Vous sélectionnez une tâche et en cliquant sur l'un de ces boutons, vous indiquez au logiciel où vous en êtes avec cette dernière. 5 choix sont disponible soit: 0%, 25%, 50%, 75% ou 100%.

Il faut d'abord se poser une question fondamentale: 50% de quoi? La bonne réponse c'est de la Durée de la tâche. Attention, on le parle ni de la durée de référence ou de la durée restant et encore moins de la quantité de travail. L'inconvénient majeur c'est que c'est long et que les 5 choix sont trop limités pour les tâches longues.

La fonction Mettre à jour le projet

Mettre vos projets à jour dans MS Project grâce à Mettre à jour le projet

La fonction Mettre à jour le projet permet quant à elle de dire systématiquement au logiciel que l'avancement du projet se déroule tel que prévu jusqu'à une certaine date qu'on nomme date d'état. Quand on utilise cette fonction, le logiciel calcule les % d'avancement correspondants à la date indiqué pour chaque tâche. Cette technique peut-être plus rapide que l'entrée manuelle, mais il ne faudrait pas s'y limiter puisqu'il est rare que les choses se passent exactement tel que prévu. Vous pourriez utiliser cette fonction et modifier les % pour qu'ils correspondent plus à la réalité du projet pour les tâches en retard ou en avance sur ce que vous aviez prévu.

La table Suivi

Cette dernière technique est plus précise. Elle propose d'utiliser les champs suivant: Début réel; fin réelle; %achevé; %physique achevé; Durée réelle; Durée restante; Coût réel et Travail réel. À l'aide de ces champs, l'utilisateur renseigne l'avancement des tâches, manuellement. Cette méthode est très précise puisqu'elle permet non seulement d'indiquer la portion terminée d'une tâche initialement prévu, mais elle permet d'en changer directement les dates et la durée restante. Ainsi si une tâche se termine avant la date initialement prévue, vous profiterez d'une avance dans la suite du projet.

En résumé, la mise à jour dans MS Project se fait de plusieurs façons. Nous vous proposons d'utiliser minimalement ces trois techniques pour renseigner le logiciel sur l'avancement de vos projets. En combinant ces 3 méthodes, vous gagnerez du temps et serez toujours précis. Ainsi, MS Project pourra calculer efficacement les dates des tâches à venir dans vos projets. De plus, si vous effectuez bien votre mise à jour dans MS Projet, vous pourrez utiliser la table Variation. Cette dernière vous indiquera les variations entre les dates (début ou fin) actuel et  les dates de références que vous aviez initialement prévus.

 

Que fait MS Project avec le travail restant et le type de tâche?

Un changement au projet changera la quantité de travail qui reste à faire.

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Dans la vie de tout projet il se produit des changements. Nous savons qu'un changement aux objectifs de projet pendant son exécution provoque une variation momentanée de l'utilisation des ressources. La figure à gauche montre bien la différence. Le projet en orange était celui qui était prévu initialement mais comme il y a eu un changement aux objectifs (scope creep) du projet, des efforts supplémentaires ont été requis pour adapter le projet avec sa nouvelle définition. Ces efforts supplémentaires sont présenté en rouge. Ils incluent une part de ce qui était prévu initialement et une part de ce qu'il à fallu faire pour adapter le projet. Plus ces changements surviennent tard dans le projet plus l'effort sera grand pour adapter le projet à sa nouvelle définition.

Le travail restant et le type de tâche.

Plus concrètement sous MS Project, nous allons voir comment les choses se passent et comment le gestionnaire de projet devra réagir pour adapter son projet. Pour mieux comprendre, prenons un exemple:

Nous prendrons une tâche de 2 jours ayant une ressource affectée pour un total de 14 heures de travail. La capture d'écran suivante montre cette tâche sous 5 conditions: 1- Durée fixe et non piloté par l'effort; 2- Durée fixe piloté par l'effort; 3- Capacité fixe et non piloté par l'effort; 4- Capacité fixe piloté par l'effort; 5- Travail fixe. Notre tâche a débuté hier et devrait se terminer en fin de journée aujourd'hui. On peut voir que la figure ici-bas nous montre effectivement que le travail de 7 heures qui était prévu hier a été bien complété et que le travail restant est de 7 heures sur toutes les tâches.

marie eve Baron

Le projet avant le changement

 

Arrive maintenant un changement d'envergure qui n'avait pas été prévu. Le travail de 14 heures sur 2 jours à une ressource n'est plus suffisant pour compléter la tâche. Nous devons augmenter le travail restant de 7 heures. Il passera donc à 14 heures. Voyons comment MS Project réagit à ce changement en fonction du type de tâche:

marie eve baron

Le projet après le changement (7 heures de travail ont été ajouté aux tâches)

 

Avant d'aller plus loin rappelons la relation entre le travail, la durée et le nombre de ressources sur les tâches avec MS Project.

Travail = Durée X Unités d'affectation

Il faut comprendre que d'augmenter le travail restant a pour effet d'augmenter le travail total. On peut en déduire que MS Project réagira selon le type de tâche puisqu’il devra modifier soit la durée soit les unités pour que notre équation demeure vrai. Normalement, dans la vrai vie, quand une telle situation se produit, ta tâche devrait prendre plus de temps. Mais notre cas présente une tâche de 2 jours. Si nous pensons à une tâche de 2 mois ayant déjà plusieurs ressources, il est peut-être possible d'augmenter les effectifs pour respecter la durée de la tâche. Seul le gestionnaire le sait et c'est basé sur cette connaissance qu'il pourra choisir le bon type de tâche. Voyons comment MS Project calcule dans nos 5 cas:

Comment MS Project calcule nos 5 cas:

Durée fixe

Dans le cas d'une durée fixe la durée ne changera pas et il faudra augmenter les unités à 200% la deuxième journée pour arriver à produire 7 heures de plus sans changer la durée ou la date de fin. ATTENTION, dans le cas on voit que les unités d'affectation sur l’affectation (partie gauche de l'écran) demeurent à 100% même si les unités de pointe de la deuxième journée de la tâche passent à 200% dans la partie de droite.

Non piloté par l'effort

le travail restant et le type de tâcheDans un cas où on aurait une augmentation et que la tâche ne doit pas durer plus longtemps, la seule solution est d'ajouter des ressources pour faire le travail additionnel sans allonger la tâche. Justement, le paramètre piloté par l'effort prendra effet seulement si on rajoute des ressources. Dans le cas où la tâche à durée fixe et n'est pas pilotée par l’effort, l'ajout d'une ressource ajoutera du travail. Dans notre exemple nous avons rajouté la ressource toi et on voit que toi aura 7 heures de travail alors que moi a toujours 14 heures à faire et le travail totale a augmenté de 21 à 28 heures.

Piloté par l'effort

le travail restant et le type de tâcheSi notre tâche à durée fixe est pilotée par l'effort, on voit que le rajout de la ressource lui produit un partage du travail restant. Ce partage ne se fait pas également et la ressource toi, quoi que moins surutilisée, l'est toujours. Dans ce cas, le gestionnaire devra répartir lui-même le travail pour éviter de surcharger la ressource. Dans ce cas, le travail total est préservé (C'est le but du piloté par l'effort) et demeure de 21 heures.

Capacité fixe

Ce cas est assez simple. MS Project allonge la tâche sans changer le pourcentage d'affectation de la ressource toi. Il revient à toi d'effectuer le 7 heures additionnel.

Non piloté par l'effort

Si on rajoute une ressource, MS Project ajoute un 14 heures de plus puis qu'il reste 2 jours à 100% ce qui représente 14 heures. En rajoutant une nouvelle ressource, cette dernière sera affectée à 100% pour la période restante donc 14 heures de plus, pour un total de 28 heures.

Piloté par l'effort

Beaucoup plus intéressant que le cas à durée fixe, cette situation partage le travail restant également entre les ressources. Donc en ajoutant la ressource moi à notre tâche d, le 7 heures additionnel lui est assigné et la tâche retrouve sa durée initiale de 2 jours.

le travail restant et le type de tâche

Travail fixe

Le cas du travail fixe aura exactement le même comportement que le cas précédant à capacité fixe quand il est piloté par l'effort. En ajoutant du travail additionnel, la tâche est allongée mais si on lui rajoute une ressource, elle redevient d'une durée de deux jours et la ressource qui a été rajoutée effectuera le travail additionnel la deuxième journée.

Pour plus de détail sur les types de tâche référez-vous à notre article sur le sujet: Les types de tâche avec MS Project

MS Project, mettre fin à la planification manuelle

Avez-vous déjà compté les jours sur un calendrier?

formation ms project à distanceAvec MS Project, depuis la version 2010, Microsoft vous proposent la planification manuelle pour gérer vos projets! C'est un peu comme faire un Diagramme de Gantt dans Excel. Vous savez: une ligne par tâche et une colonne par jour et on change les mises en forme des cellules pour faire en sorte que les cellules forment un dessin similaire à un Gantt? Vous voyez? Même si cette méthode est très longue, elle est simple et permet à un chef de projet de produire un diagramme de Gantt sans avoir à utiliser un outil de gestion de projet.

La raison d'être initiale de Project, en 1984

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En 1984, un programmeur, se disant que son ordinateur pourrait bien calculer les dates de son projet à sa place, voulait ainsi gagner un temps précieux. Oui, l'idée à la base de Project for DOS, est de calculer les dates à notre place. C'est simple, n'est-ce pas? Depuis 1984, le fonctionnement de cet outil a toujours été de définir les durées et la séquence des tâches du projet. Basé sur ces informations, l'ordinateur calcul quel jour commence et termine chaque tâche du projet. Avec les années, le logiciel est devenu de plus en plus flexible puisque d'autres informations peuvent maintenant être utilisées pour calculer les dates de début et de fin des tâches. Malgré ces ajouts de flexibilité, le but avait toujours été d'automatiser le calcul des dates des tâches.

Une avancée ou un retour en arrière?

En 2010, 26 ans après la création initiale de Project, ses concepteurs ont décidés (et ce fut toute une décision) de DÉSACTIVER le calcul automatique dans les valeurs par défaut de l'outil. Pourquoi prendre une telle décision? Peut-être parce qu'avec le temps de plus en plus d'utilisateurs de Project ne se donnaient pas la penne de comprendre comment l'outil fonctionne et voulaient simplement remplacer Excel?

3 moyens pour mettre fin à la planification manuelle et réactiver les calculs

tacheMême si les concepteurs de Microsoft ont désactivé la prévision automatique, il n'est pas impossible de la réactiver. Le mode tâche est le paramètre à utiliser pour que l'ordinateur calcule automatiquement ou manuellement les dates de la tâche. Nous avons donc le choix entre "manuel" pour la tâche "a" ou "automatique" pour la tâche "b".

projetNous avons également le mode par défaut pour les tâches nouvellement créées. Ce dernier paramètre se retrouve dans la barre d'information en bas à gauche de la fenêtre de MS Project. Si vous le changez, vous le changerez pour le projet en cours seulement.

Enfin, le dernier paramètre celui qui a été changé par les concepteurs de Microsoft se trouve dans les "Options de Project" sous la section "Planification", si vous choisissez "Tous les nouveaux projets" et vous choisissez "Planifié automatiquement", votre copie de MS Project sera de retour aux calculs automatiques comme il l'a toujours été!

options



Partage de ressources dans MS Project

formation gestion de projetsLe clonage des ressources.

Vous travaillez dans un groupe de quelques gestionnaires de projets?

Vous avez plusieurs projets à gérer?

Les ressources œuvrent dans plusieurs projets au cours de la semaine?

Si vous êtes dans cette situation et que vous travaillez avec MS Project, vous vivez probablement un problème de clonage de ressources. Le clonage survient lorsqu'un ou des gestionnaires utilisent des fichiers de projet différent pour leurs multiples projets.

Par exemple, vous êtes chef de projet de construction résidentielle pour un entrepreneur général qui construit des résidences unifamiliales. L’entreprise a ressèment fait l’acquisition de 4 nouvelles rues dans un développement immobilier municipal. Vous gérez la construction de plusieurs de ces maisons. Vos clients sont des futurs acheteurs de maisons et ils ont tous des besoins et exigences différentes en ce qui a trait au plan initial de la maison, au plan de projet, au déroulement du projet et à la date de livraison de la maison. Pour mieux suivre ces différentes exigences, vous choisissez de démarrer un projet pour chacun des clients que vous avez.

Pour la construction des résidences de vos clients, vous faites affaires avec plusieurs fournisseurs indépendants tel que: plombiers, charpentiers, excavation, coffrage, menuiserie, toiture, portes et fenêtres etc. Pour certaines tâches vous employez une ressource à tout faire puisqu'il arrive fréquemment que certaines tâches doivent être faites avant et après le travail de ces entreprises indépendantes. Cette ressource travaille donc dans tous vos projets pour effectuer les diverses tâches souvent imprévus pour assurer la continuité de vos projets.

Avec MS Project, la liste des ressources d'un projet fait partie intégrante du fichier de projet *.mpp. Comme vous avez créé un fichier de projet pour chaque résidence, vous avez donc des listes de ressources distinctes.


Fichier: Pr1.mpp

Début du projet: 1 mai
Livraison du projet: 20 juin

partage de ressources dans ms project

Fichier: Pr2.mpp

Début du projet: 15 avril
Livraison du projet: 31 mai

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Fichier: Pr3.mpp

Début du projet: 1 avril
Livraison du projet: 20 mai

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Liste des tâches journalières de la semaine 19:

  1. Lundi - Excavation
  2. Mardi - Coffrages et bétonnage
  3. Mercredi - Décoffrage
  4. Jeudi - Imperméabilisation
  5. Vendredi - Remblais
  1. Lundi - Charpente
  2. Mardi - Électricité et plomberie
  3. Mercredi - Installation du gypse
  4. Jeudi - Nettoyage
  5. Vendredi - Plâtrage
  1. Lundi - Peinture
  2. Mardi - Sablage plancher
  3. Mercredi - Vernis plancher
  4. Jeudi - Grand ménage
  5. Vendredi - Inspection

Liste des Ressources journalières de la semaine 19:

  1. Lundi - Excavation J.G. Inc
  2. Mardi - Béton Beaulieu
  3. Mercredi - Béton Beaulieu
  4. Jeudi - Julien #1
  5. Vendredi - Excavation J.G. Inc
  1. Lundi - Michel Janvier et fils.
  2. Mardi - Conduits Rive-Sud
  3. Mercredi - Michel Janvier et fils.
  4. Jeudi - Julien #2
  5. Vendredi - Michel Janvier et fils.
  1. Lundi - Peintres et Cie
  2. Mardi - Planchers du monde
  3. Mercredi - Planchers du monde
  4. Jeudi - Julien #3
  5. Vendredi - Inspecteur M.L.

Dans l'exemple ci-haut, nous avons 3 fichiers de projets distincts avec des listes de ressources distinctes. Les tâches qui sont à effectuer pour chaque projet sont effectuées par des ressources externes et différentes pour les 3 projets puisqu'ils sont à différentes étapes de construction. Cependant, les tâches qui doivent être effectué le jeudi, doivent être faites par notre homme à tout faire: Julien. Comme nous utilisons Julien dans nos 3 projets, nous l'avons à la liste des ressources des 3 projets. Et comme nous avons 3 listes de ressources, nous avons donc 3 copies de Julien (des clones).

Cette situation est très problématique puisque comme MS Project ne sait pas qu'il s'agit effectivement du même Julien, il ne peut nous indiquer que ce dernier aura 3 tâches a faire la même journée.
La solution : Le partage de ressources

La stratégie pour mettre en place le partage de ressources consiste à créer un pool de ressources unique et central qui serviront à exécuter les tâches des autres projets. Ce pool de ressources réside dans un fichier différent des fichiers des projets. Dans l'exemple ci-dessous, le pool de ressource se situe dans le fichier Ressources.mpp. Les tâches des projets Pr1 à Pr3 seront effectuées par les ressources de ce pool.

Partage de ressources avec MS Project

Partage de ressources avec MS ProjectPour permettre aux ressources du pool de travailler sur des tâches situées dans d'autres fichiers de projet, il faut créer une liaison grâce aux fonctions de partage de ressources. Pour créer cette liaison : à partir du fichier de projet qui contient les tâches, sous l'onglet Ressources, Affectations et en cliquant sur le bouton Liste de ressources partagées.


Partage de ressources avec MS ProjectDans la fenêtre Partager des ressources, sélectionnez le fichier contenant le pool de ressources et cliquez OK. Ce dernier fichier doit être déjà ouvert en lecture/écriture dans MS Project. Une fois cette opération complétée, le partage de ressources est en place. Enregistrez les deux fichiers liés pour conserver le partage de ressource.

ATTENTION!! Une fois que le lien est créé, vous ne pouvez plus renommer ou déplaces les deux fichiers liés. Vous ne devez pas changer le chemin d'accès à ces fichiers.

Cette technique de partage de ressources est très efficace si vous êtes un seul gestionnaire de projet qui gère plusieurs projets puisque tous les fichiers résideront sur votre ordinateur et un seul utilisateur ouvrira ces fichiers. Le résultat est flamboyant puisque les 4 fichiers sont tous ouvert en lecture/écriture simultanément et l'utilisateur n'y voit que du feu. Le gestionnaire consolide ses 3 projets en un seul et obtient les conflits entre ses multiples projets comme le montre la capture d'écran ci-dessous.

Consolidation multi-projet avec MS Project

Télécharger cet exemple pour MS Project 2013

Le partage de ressources en réseau et dans le cloud.

Plusieurs entreprises utilisent le partage de ressources sur un lecteur réseau, ce qui donne la possibilité à d'autres utilisateurs de démarrer d'autres projets qui utilisent eux aussi le même pool de ressources. Il faut cependant faire très attention aux droits d'accès aux fichiers de ces utilisateurs. D'autres utilisent des outils comme Dropbox ou autre système de stockage de fichier en nuage. Il faut être très prudent lorsqu'on utilise cette stratégie de partage de ressources entre plusieurs utilisateurs sur un système de synchronisation nuagique. Les chemins d'accès inscrit dans les fichiers Ressources.mpp et Prx.mpp lors de l'initiation du partage n'est pas toujours statique et peut changer ne fonction de l'utilisateur.

Partage de ressources avec MS Project dans un cloud


4- Les types de tâche avec MS Project

Les trucs et astuces avec MS Project que l'on doit absolument connaître.

Vous avez peut-être lu notre article sur la bête noire d'office, où on disait que le type de tâche nous faisait la vie dure. Vous trouverez pus bas, des explications sur les types de tâche qui vous aideront à bien travailler avec MS Project. Mais avant de parler de types de tâche, voyons tout d'abord pourquoi ce paramètre existe. Pour cela nous parlerons de la relation mathématique qui existe entre la quantité de travail et la durée d'une même tâche.

1- L'équation du travail et les paramètres de tâches.

trucs et astuces avec ms project

Microsoft Project 2010, 2013

Comme nous le savons, MS Project calcule toujours la quantité de travail d'une tâche, grâce à l'équation suivante:

Travail = Durée X Unités d'affectation

Le travail : représente la quantité d'effort devant être accomplit pour exécuter une tâche. (Le nombre d'heure à faire)

La durée : représente le nombre de jours ouvrables compris entre la date de début et la date de fin d'une tâche. Les jours ouvrables/chômés sont définit par le calendrier de projet.

Les Unités d’affectation : indiquent le taux d’allocation des ressources affectées pour effectuer le travail pendant la durée de la tâche.

Vous aurez surement compris qu'il ne s'agit pas simplement de calculer le travail, mais bien de solutionner une équation. Ce qui veut dire que le résultat de cette équation peut être autant le travail, la durée ou les unités. Il faut simplement isoler l'inconnu. Pour une tâche effectuée par une personne pendant une journée, le résultat recherché est le travail. Mais pour une autre tâche de 200 heures, effectuée par 6 personnes, on recherche le temps que ça leur prendra pour compléter le travail. On cherche la durée.

formation ms project a distanceC'est très pratique, mais concrètement, ce n'est pas si simple que ça peut avoir l'air. Sachant que cette équation sera toujours solutionnée par Project, qu'advient-il si on change le travail? Afin d'équilibrer l'équation, changera-t-il les unités d'affectation ou la durée? Et... Si on change ne nombre de ressource (unités d'affectations), est-ce la durée ou le travail qui sera modifié? Vous me répondrez que ça dépends, n'est pas? Ça dépend de la tâche elle-même. De ce qu'il y a à faire.

brainstromEffectivement, on voudra, si on diminue le nombre de ressources pour une tâche nommée "Brainstorm", que le travail diminue et pour une tâche nommée "peindre", que la durée augmente. Donc, pour déterminer quel est l'inconnu de l'équation, il faut comprendre la différence entre l'activité "brainstormer" et "peindre". Comme MS Project ne comprends pas cette différence, les programmeurs de chez Microsoft ont inventé le champ de tâche "Type de tâche" pour palier à cette problématique.

L'utilisateur indiquera à Project quel paramètre sera inchangeable pour la tâche. Il permettra donc à Project de déterminer quel est l'inconnu dans l'équation et de le recalculer suite à un changement de la part de l'utilisateur.

Il existe 3 types de tâche tout simplement parce qu'il y a trois paramètres dans notre équation.
(Travail Fixe) (Durée Fixe) (Capacité Fixe)

2- Les types de tâches

Avec MS Project, les tâches sont obligatoirement paramétrées avec un des trois types de tâche. Par défaut, les gens chez Microsoft nous proposent "capacité fixe". Dès la création d'une nouvelle tâche, cette dernière sera calculée de manière à ne pas changer le taux d'affectation de ses ressources. Ainsi, si on changeait la durée de la tâche, le travail serait recalculé et inversement puisque c'est la capacité qui est fixe.Ce type fonctionne assez bien pour plusieurs tâches. Mais si votre tâche se nommait "Peindre" et que vous deviez réaliser le même mandat de peinture en moins de temps, malheureusement Project diminuerait le travail alors qu'il s'agit du même mandat et que ce sont les unités qui aurait du augmenter.

Toujours pour le type de tâche par défaut: Qu'adviendrait-il si on diminuait le nombre de ressources, est-ce le travail ou la durée qui serait recalculé? On revient au problème initial que Project ne comprends pas et qu'il ne peut déterminer quel est l'inconnu dans l'équation puisque nous avons changé le paramètre fixe.

N.B. Ici on utilise la terminologie du logiciel pour "Capacité fixe" mais il semble qu'il y ait une erreur de traduction puisqu'en anglais ils utilisent "fixed unit" donc "unité fixe". Comprenez simplement que pour "capacité fixe", il s'agit du type où les unités ne changent pas.

Le type de tâche par défaut ne fait pas pour toutes les tâches. Il est donc essentiel de judicieusement sélectionner le bon type pour chaque tâche de votre projet. De plus, la vie n'étant pas si simple, vous rencontrerez certainement des tâches qui ne soient d'aucun de ces trois types. Dans ces cas, vous devrez valider manuellement que vos modifications ont bien changé ce que vous désiriez.

Le tableau ci-haut, montre tous les cas de figures de changements effectués sur un paramètre de l'équation pour chaque type de tâche. Il vous aidera à choisir le type qui convient le mieux à votre tâche. Dans les cases orangées, il nous donne la solution aux cas où l'utilisateur change le paramètre qui est fixé par le type de tâche. Vous remarquerez qu'en aucun cas les unités seront modifiées. Vous avec en rouge les deux seuls cas où Project change les unités. Ils sont en rouge parce qu'avec les versions 2010 et 2013, la valeur affichée à l'écran ne correspond pas au taux qui est calculé. Il y a un bug d'affichage de cette valeur lorsqu'elle est calculée par Project.

Donc en guise de conclusion, retenez qu'il est très important de sélectionner le bon type de tâche et surtout de surveiller de près les changement aux paramètres de l'équation quand vous changez des valeurs de votre projet.

3- Trucs et astuces avec MS Project

Les trucs et astuces avec MS Project que l'on doit absolument connaître.

1- L'équation du travail: Travail = Durée X Unités d'affectation

conseils d'utilisation MS Project

Microsoft Project 2010, 2013

Avant d'aller plus loin, commençons par définir ces trois paramètres:

Le travail (Ici il convient de spécifier qu'il s'agit du travail d'une tâche puisque le champ travail existe également au niveau des ressources et des affectations.) : représente la quantité d'effort devant être accomplit pour exécuter une tâche.

La durée : représente le nombre de jours ouvrables compris entre la date de début et la date de fin d'une tâche. Les jours ouvrables sont définit dans le calendrier de projet.

Les Unités d’affectation : indiquent le taux d’allocation des ressources affectées à une tâche.

Travail = Durée X Unités d'affectation

Cette équation est centrale pour Microsoft Project. En fonction du type de tâche et des prévisions pilotées par l'effort, elle lui permet d'ajuster automatiquement le travail, la durée ou, le cas échéant, le taux d'affectation des ressources aux tâches.

Tâche: Étendre le bitume sur 10km; Effort = 400 hrs


Prenons cet exemple de génie civil. Nous savons que l'effort dépendra de la longueur de la route. Une route de 10 km prendra deux fois moins d'effort qu'une route de 20km. L'effort dépend donc du nombre de km. Ce qui implique que nous avons une tâche à travail fixe. De plus, notre expérience nous dit que nous aurons pour près de 400 heures de travail à faire pour étendre le bitume sur 10 km.

La durée dépendra donc du nombre de ressources qui seront affectées à cette tâche. L'équation devient donc:

Durée = travail / Unités

Si nous affectons 10 ressources à cette tâche, nous aurons:

Durée = 400 / 10 = 40 heures.

Si dans les options de planification il est indiqué qu'il y a 8 heures de travail par jour,

Durée = 40 / 8 = 5 jours.

Voilà comment Project calcul la durée.

Peut-on lui faire confiance?

La réponse est NON!

Ne lui faites pas confiance! Ce n'est qu'un ordinateur après tout et il ne comprend pas ce qui se passe dans la vraie vie. Poursuivons notre exemple de construction routière. Dans la vraie vie les 10 ressources affectées à notre tâche ont les rôles qui suivent:

  • 1 conducteur et 1 opérateur pour l'épandeur de bitume
  • 2 conducteurs de rouleaux compresseurs
  • 4 conducteurs de camions pour transporter le bitume
  • 2 signaleurs pour la circulation des voitures.

Sachant cela, est-ce que d'ajouter 5 nouvelles ressources ferait en sorte que la durée serait diminuée à (400/15X8) = 3,33 jours? Bien sur que non, mais c'est ce que Project calcule. Il faudrait sectionner notre route en deux tronçons de 5km et utiliser 20 ressources et les équipements en double.

En conclusion, non on ne peut pas simplement se fier à MS Project pour calculer la durée d'une tâche à travail fixe. Il en sera de même pour les autres types de tâche. La raison est simple: MS Project ne comprends pas le projet alors que vous oui (en théorie).

Le travail d’équipe, comment analyser la situation?

Les enjeux des règles du travail d'équipe.

Le travail d'équipe est monnaie courante depuis toujours. mapping de l'équipe virtuelle de SamIl existe plusieurs types d'équipe: Les équipes de projet, les équipes de réflexion, les équipes de management ou les équipe de travail. Peu importe de quel type elle est, l'équipe sera toujours soumise à des règles qui régissent son fonctionnement. Les règles peuvent être implicites et explicites.

Au fil de la vie de l'équipe, il arrive que le fonctionnement de l'équipe devienne plus fragile et même des tensions peuvent faire en sorte que certains nœuds de l'équipe ne fonctionne plus du tout. Les raisons pour lesquelles des dysfonctionnements surviennent sont aussi variés que les personnes qui y sont confrontés.

Les facteurs de succès du travail d'équipe

Selon un article du Pr. Langevin de L'école des hautes études commerciales du nord à Lille, "Quels facteurs de performance pour quel type d'équipe? L'avis des managers", les 6 facteurs de succès les plus importants des équipes sont:

  1. la clarté des objectifs et de la mission
  2. relation, ambiance et confiance
  3. la composition de l'équipe
  4. la qualité et les compétences du leader
  5. les feed-back suivi et réguliers
  6. fonctionnement interne de l'équipe.

En sachant cela, il apparaît simple de faire fonctionner nos équipes. Malheureusement, il en est tout autre. Il arrive pour toute sorte de raisons que les objectifs ne soit pas clairs, que l'ambiance brouille la confiance, que la composition de l'équipe soit déséquilibrée, que le leader ne lead pas tant que ça, qu'il y ait peu de place au feed-back et que finalement l'équipe ne fonctionne pas bien ou pire pas du tout.

Un outil simple et très puissant.

Lors d'un article précédent, nous vous avions présenté un outil "Le mapping" fort utile pour permettre l'analyse des équipes virtuelle. Il nous permet de comprendre la situation actuelle, de nous y situer pour mieux planifier nos actions. (comprendre, situer et agir)

1- Formaliser ses perceptions.

Comme nous l’avons vu, la première étape consiste à formaliser ses perceptions. Grâce à l'exercice de schématisation sans balises, d'une situation. En faisant cet exercice de schématisation sans balises de leur situation, les individus réfléchissent et tentent d'expliciter dans le dessin ce qui se passe et quels sont les problèmes perçus. Rappelons qu’ici, l'objectif n'est pas tant l'obtention du schéma final que l'exercice même. Les règles de schématisation sont simples :

  • Représenter les acteurs ou les groupes d'acteurs.
  • Représenter les forces en présence entre les acteurs.
  • Représenter les enjeux qui sont important.
  • Garder en tête qu'il s'agit de votre propre perception (votre opinion).
  • Faire l'exercice dans le but d'expliquer ce qui se passe à quelqu'un qui ne connait rien de la situation.

2- Extrapoler les perceptions des autres.

Une fois la situation décrite et le mapping complété, on peut passer au deuxième niveau qui consiste à se projeter dans le rôle d'autres acteurs du schéma. Cet exercice nous permet de mieux évaluer ce que nous comprenons des perceptions des autres et nous place automatiquement dans une situation empathique. On peut noter notre opinion des perceptions des autres sur une feuille séparée au besoin. Choisissez les acteurs qui sont au cœur de la problématique. Quelques fois, votre cheminement avec l’outil pourrait s'arrêter à ce niveau puisqu'il induit une attitude d'ouverture face à un problème. Voici la règle la plus importante pour cette étape:

  • Ayez une attitude empathique quand vous vous mettez à la place de ces autres acteurs et essayez de voir à travers leurs yeux, même si vous n'avez peut-être pas toutes les données ou même si vous ne partagez pas d’emblée leurs opinions ou leurs perceptions des choses. Par exemple, tentez de voir au travers des yeux du directeur d’un autre département, même si, sur un plan politique, il ne s’agit pas d’un allié.

3- Donner l’opportunité aux autres de formaliser leurs perceptions.

Pour vraiment comprendre le point de vue des autres, se mettre à leur place, c’est déjà beaucoup. Au niveau 3, vous allez plus loin et vous proposez aux autres acteurs d’effectuer le même exercice de formalisation de leurs perceptions qu’au niveau 1. Comme pour vous, cet exercice les aidera, eux aussi, à mieux comprendre la situation. Pour ce faire, vous pouvez, si la situation s’y prête,  jouer le rôle de la personne externe et effectuer le mapping avec les membres de l’équipe. Si la situation est trop tendue, vous pouvez vous adjoindre des services de consultants externes. Dans un cas comme dans l’autre, les autres membres de votre équipe pourront, eux aussi, formaliser leurs perspectives et, dans un deuxième temps, se projeter dans la position des autres acteurs. À leur tour ils auront l’opportunité de comprendre, situer et agir.

Si vous choisissez d’accompagner les autres, agissez tel qu’une personne externe aurait agi. C’est-à-dire avec ouverture, impartialité et écoute. Vous pourriez vous projeter dans le rôle d’un intervenant en relation d’aide. Bien sûr sans proposer votre aide mais en appliquant la stratégie de l’écoute et la reformulation. ATTENTION à votre impartialité car vous êtes, vous aussi, un acteur de la situation. Les règles à suivre pour l’écoute et la reformulation sont simples:

  • Écouter votre interlocuteur et, basé sur ce que vous en comprenez, dites, dans vos mots, l’essentiel de ce que votre interlocuteur vient de vous dire : ce que vous en comprenez.
  • Référez-vous aux règles pour donner et recevoir un feed-back.

4- Partager ses perceptions avec les autres.

Dans cette quatrième étape nous proposons une mise en commun des perceptions de tous ou de certains acteurs qui ont fait l’exercice. Ces acteurs pourront également comparer les perceptions extrapolées au niveau 2 avec les perceptions réelles des autres acteurs. Les règles sont les mêmes que pour donner et recevoir un feed-back. À tour de rôle chacun explique son point de vue de la situation à l’aide du mapping.

Pour cet échange de groupe, une rencontre en présentiel est idéale même s’il pourrait être possible de la tenir à distance si le système utilisé est adéquat.

Si vous désirez en savoir plus sur cet outil de travail d'équipe, contactez-nous.

Un merci tout particulier à mon collègue et ami Mario Lucas, pour sa collaboration au développement de cet outil!

Savoir donner et revevoir du feed-back.

DONNER ET RECEVOIR DU FEED-BACK

feedback[1]

Donner du feed-back:

Décrire les faits:

  • présenter des faits;
  • apporter des exemples;
  • être spécifique : préciser les gestes, les paroles ou les attitudes visés.

Communiquer ses émotions:

  • parler en « JE »;
  • communiquer  les émotions  que  vous  avez  vécues  lors d'une situation ou d'un moment particulier;
  • mentionner les comportements qui vous ont aidé ou nui, et ceux qui auraient pu vous aider;
  • expliquer les conséquences que cela peut avoir pour vous.

Éviter les jugements:

  • éviter les généralisations, les exagérations, les jugements hâtifs (le feed-back évaluatif incite à la compétition au détriment de l'apprentissage).

Être bref et concis:

  • éviter les détails et les explications superflues: être clair, succinct et précis;
  • demeurer courtois et poli.

Être bien compris:

  • s'assurer que l'on soit bien compris: demander si les autres ont besoin d'éclaircissement, vérifier l'interprétation et la compréhension que s’en font les autres.

Recevoir du feed-back:

Écouter  et demeurer ouvert:

  • se concentrer sur ce qui est dit et sur la façon dont c'est dit;
  • avoir une attitude de réceptivité, d'accueil et d'ouverture;
  • éviter de porter un  jugement hâtif : laisser à  l'autre  la chance de terminer ce qu'il a à dire ou de transmettre son idée au complet;
  • éviter d'interrompre.

S'assurer d'avoir bien compris:

  • - vérifier si notre compréhension de ce qui a été dit est juste;
  • s'il y a lieu, demander des éclaircissements, des faits;
  • s'assurer que l'on a bien saisi le message de l'interlocuteur, qu'on a compris ce qu'on doit modifier ou améliorer.

Éviter de se justifier:

  • apporter certaines précisions ou éléments d'information si nécessaire, mais rien de plus, et ce même si vous n’êtes pas d'accord avec le feed-back reçu;
  • éviter le dialogue où l'on cherche qui a raison et qui a tort : chacun a sa propre perception et a droit à son opinion.

Valider auprès des autres:

  • au besoin, ou en cas de doute, vérifier si les autres membres partagent l'opinion rendue.

* Merci à mon collègue Mario Lucas.

 

2- Trucs et astuces avec MS Project

Les trucs et astuces avec MS Project que l'on doit absolument connaître.

1- Le champs État, vous donne l'état de santé de vos tâches

article MS Project

Microsoft Project 2010, 2013

Le champ État existe depuis longtemps. Microsoft l'on créé avec la version 2003. Il nous donne l'état d'avancement des tâches en fonction de la date d'état du projet et du pourcentage d'achèvement des tâches. Il peut prendre les quatre valeurs suivantes:

Achevé; Tâche future; Sans retard; Retard.

La date d'état est la date à laquelle vous avez mis-à-jour votre projet ou encore la date des dernières données réelles.La date d'état n'est jamais trop loin de la date du jour, c'est d'ailleurs sa valeur par défaut. Le pourcentage d'achèvement, quant à lui représente la proportion entre la Durée réelle et la Durée d'une tâche. Nous avons donc:

  • Achevé: Si le %achèvement = 100%
  • Tâche future: Si la date de début >= date d'état
  • Sans retard: Si Date de début réelle + %avancement >= date d'état -1jour (s’exécute tel que prévu ou en avance)
  • Retard: Si Date de début réelle + %avancement < date d'état -1jour

astuces pour bien utiliser MS Project

Dans la capture d'écran, la tâche A est complété à 100% et son état est Achevé. La tâche B a débuté le 4 décembre; est complété à 50% et comme la date d'État du projet est au 8 décembre, elle est donc Sans retard puisqu'elle est rendu à moins d'un jour de la date d'état. La tâche C aurait du commencer le 5 décembre et en date du 8, elle n'est toujours pas débuté; elle est donc en Retard. Enfin la tâche D n'est pas commencé et elle est à la date d'état ce qui est normal, elle est donc une Tâche future.

2- Comment s'en servir? Les Groupes...

Sous l'onglet AFFICHAGE, vous allez trouver la liste déroulante "Grouper par" dans la section données. Sélectionnez-y : "État" et les tâches seront regroupés par ce paramètre. Ainsi, vous pourrez prendre les actions nécessaires pour assurer que les tâches en Retard soit planifié à une nouvelle date. Vous pourrez vous assurer d'un suivi serré sur les tâches qui sont Sans retard.

En regroupant par État, vous obtiendrai un affichage comme celui présenté ci-bas.

1- Trucs et astuces avec MS Project

Les trucs et astuces avec MS Project que l'on doit absolument connaître.

1- UNDO & REDO, un must!

Trucs et astuces avec MS Project

Microsoft Project 2010, 2013

N'y a-t-il pas une chose que l'on fasse plus dans une journée que le Ctrl-Z? De nos jours, tous systèmes d'exploitation nous offrent la possibilité d'annuler notre dernière action. Même que plusieurs nous offrent la possibilité d'annuler plusieurs de nos dernières actions. À ce titre, Microsoft ont été très long à faire suivre leur logiciel MS Project. Avec la version 2003, un seul niveau d'undo était possible. Avec la version suivante 2007, Microsoft nous ont offert la possibilité d'annuler plusieurs de nos dernières actions mais le problème se situait dans la définition même de ce qu'est une action.

Depuis la version 2010, ils ont utilisé le patron logiciel "memento". Cette stratégie permet donc de créer une pile de dernières actions et de s'y balader avec deux fonctions simples, undo et redo.

Simple, mais essentiel, n'est-ce pas?
  • N'oubliez pas que quand vous sauvegardez votre projet, vous effacez la pile d'undo. Vous ne pourrez plus revenir en arrière sauf si vous aviez une copie de sauvegarde de votre projet!
  • Vous pouvez également utiliser le Undo et Redo pour faire des simulations, des essais et des scénarios dans votre projet.

2- Gardez espoir sous MS Project : Le bleu pâle!

Gardez espoir dans MS ProjectDe loin la plus grande amélioration de MS Projet depuis sa création. Cette simple ligne de code a tout changé:

onChange : { cell.backcolor="lightblue" else cell.backcolor="white" } ;

Avant la version 2010, à l'époque où cette ligne était absente, il fallait garder espoir quand on travaillait avec MS Project. Effectivement, à chaque fois que nous faisions un changement sur les données d'une ou de plusieurs tâches, il fallait espérer que les calculs et les autres paramètres agissent tel que nous le souhaitions. Par exemple, retirer 5 ressources sur 10 d'une activité de formation de 2 jours ne devrait pas changer la durée de la formation à 4 jours. Ou encore, remplacer une ressource surutilisée par une autre, ne devrait pas avoir d’effet sur la date de fin d'un projet.

Depuis 2010 les choses ont changés, le bleu pâle nous montre les cellules qui ont changés de valeur suite à notre dernière action. Nous avons accès aux dates, aux coûts et à tous les paramètres des tâches, ressources et affectations en autant qu'ils sont affiché dans la grille. Ce qui implique que nous devrions développer le réflexe d'observer ce qui a changé. Si les champs qui ont changés sont ceux attendus, pas de problèmes. Mais si les champs qui ont changés ne sont pas ceux auxquels vous vous attendiez, Ctrl-Z et trouvez pourquoi? Il y a assurément une contrainte, un calendrier, un mauvais type de tâche ou un profil de travail qui cause ce changement indésirable.

Le bleu pâle deviendra rapidement votre meilleur ami!

 

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