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Partage de ressources dans MS Project

formation gestion de projetsLe clonage des ressources.

Vous travaillez dans un groupe de quelques gestionnaires de projets?

Vous avez plusieurs projets à gérer?

Les ressources œuvrent dans plusieurs projets au cours de la semaine?

Si vous êtes dans cette situation et que vous travaillez avec MS Project, vous vivez probablement un problème de clonage de ressources. Le clonage survient lorsqu'un ou des gestionnaires utilisent des fichiers de projet différent pour leurs multiples projets.

Par exemple, vous êtes chef de projet de construction résidentielle pour un entrepreneur général qui construit des résidences unifamiliales. L’entreprise a ressèment fait l’acquisition de 4 nouvelles rues dans un développement immobilier municipal. Vous gérez la construction de plusieurs de ces maisons. Vos clients sont des futurs acheteurs de maisons et ils ont tous des besoins et exigences différentes en ce qui a trait au plan initial de la maison, au plan de projet, au déroulement du projet et à la date de livraison de la maison. Pour mieux suivre ces différentes exigences, vous choisissez de démarrer un projet pour chacun des clients que vous avez.

Pour la construction des résidences de vos clients, vous faites affaires avec plusieurs fournisseurs indépendants tel que: plombiers, charpentiers, excavation, coffrage, menuiserie, toiture, portes et fenêtres etc. Pour certaines tâches vous employez une ressource à tout faire puisqu'il arrive fréquemment que certaines tâches doivent être faites avant et après le travail de ces entreprises indépendantes. Cette ressource travaille donc dans tous vos projets pour effectuer les diverses tâches souvent imprévus pour assurer la continuité de vos projets.

Avec MS Project, la liste des ressources d'un projet fait partie intégrante du fichier de projet *.mpp. Comme vous avez créé un fichier de projet pour chaque résidence, vous avez donc des listes de ressources distinctes.


Fichier: Pr1.mpp

Début du projet: 1 mai
Livraison du projet: 20 juin

partage de ressources dans ms project

Fichier: Pr2.mpp

Début du projet: 15 avril
Livraison du projet: 31 mai

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Fichier: Pr3.mpp

Début du projet: 1 avril
Livraison du projet: 20 mai

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Liste des tâches journalières de la semaine 19:

  1. Lundi - Excavation
  2. Mardi - Coffrages et bétonnage
  3. Mercredi - Décoffrage
  4. Jeudi - Imperméabilisation
  5. Vendredi - Remblais
  1. Lundi - Charpente
  2. Mardi - Électricité et plomberie
  3. Mercredi - Installation du gypse
  4. Jeudi - Nettoyage
  5. Vendredi - Plâtrage
  1. Lundi - Peinture
  2. Mardi - Sablage plancher
  3. Mercredi - Vernis plancher
  4. Jeudi - Grand ménage
  5. Vendredi - Inspection

Liste des Ressources journalières de la semaine 19:

  1. Lundi - Excavation J.G. Inc
  2. Mardi - Béton Beaulieu
  3. Mercredi - Béton Beaulieu
  4. Jeudi - Julien #1
  5. Vendredi - Excavation J.G. Inc
  1. Lundi - Michel Janvier et fils.
  2. Mardi - Conduits Rive-Sud
  3. Mercredi - Michel Janvier et fils.
  4. Jeudi - Julien #2
  5. Vendredi - Michel Janvier et fils.
  1. Lundi - Peintres et Cie
  2. Mardi - Planchers du monde
  3. Mercredi - Planchers du monde
  4. Jeudi - Julien #3
  5. Vendredi - Inspecteur M.L.

Dans l'exemple ci-haut, nous avons 3 fichiers de projets distincts avec des listes de ressources distinctes. Les tâches qui sont à effectuer pour chaque projet sont effectuées par des ressources externes et différentes pour les 3 projets puisqu'ils sont à différentes étapes de construction. Cependant, les tâches qui doivent être effectué le jeudi, doivent être faites par notre homme à tout faire: Julien. Comme nous utilisons Julien dans nos 3 projets, nous l'avons à la liste des ressources des 3 projets. Et comme nous avons 3 listes de ressources, nous avons donc 3 copies de Julien (des clones).

Cette situation est très problématique puisque comme MS Project ne sait pas qu'il s'agit effectivement du même Julien, il ne peut nous indiquer que ce dernier aura 3 tâches a faire la même journée.
La solution : Le partage de ressources

La stratégie pour mettre en place le partage de ressources consiste à créer un pool de ressources unique et central qui serviront à exécuter les tâches des autres projets. Ce pool de ressources réside dans un fichier différent des fichiers des projets. Dans l'exemple ci-dessous, le pool de ressource se situe dans le fichier Ressources.mpp. Les tâches des projets Pr1 à Pr3 seront effectuées par les ressources de ce pool.

Partage de ressources avec MS Project

Partage de ressources avec MS ProjectPour permettre aux ressources du pool de travailler sur des tâches situées dans d'autres fichiers de projet, il faut créer une liaison grâce aux fonctions de partage de ressources. Pour créer cette liaison : à partir du fichier de projet qui contient les tâches, sous l'onglet Ressources, Affectations et en cliquant sur le bouton Liste de ressources partagées.


Partage de ressources avec MS ProjectDans la fenêtre Partager des ressources, sélectionnez le fichier contenant le pool de ressources et cliquez OK. Ce dernier fichier doit être déjà ouvert en lecture/écriture dans MS Project. Une fois cette opération complétée, le partage de ressources est en place. Enregistrez les deux fichiers liés pour conserver le partage de ressource.

ATTENTION!! Une fois que le lien est créé, vous ne pouvez plus renommer ou déplaces les deux fichiers liés. Vous ne devez pas changer le chemin d'accès à ces fichiers.

Cette technique de partage de ressources est très efficace si vous êtes un seul gestionnaire de projet qui gère plusieurs projets puisque tous les fichiers résideront sur votre ordinateur et un seul utilisateur ouvrira ces fichiers. Le résultat est flamboyant puisque les 4 fichiers sont tous ouvert en lecture/écriture simultanément et l'utilisateur n'y voit que du feu. Le gestionnaire consolide ses 3 projets en un seul et obtient les conflits entre ses multiples projets comme le montre la capture d'écran ci-dessous.

Consolidation multi-projet avec MS Project

Télécharger cet exemple pour MS Project 2013

Le partage de ressources en réseau et dans le cloud.

Plusieurs entreprises utilisent le partage de ressources sur un lecteur réseau, ce qui donne la possibilité à d'autres utilisateurs de démarrer d'autres projets qui utilisent eux aussi le même pool de ressources. Il faut cependant faire très attention aux droits d'accès aux fichiers de ces utilisateurs. D'autres utilisent des outils comme Dropbox ou autre système de stockage de fichier en nuage. Il faut être très prudent lorsqu'on utilise cette stratégie de partage de ressources entre plusieurs utilisateurs sur un système de synchronisation nuagique. Les chemins d'accès inscrit dans les fichiers Ressources.mpp et Prx.mpp lors de l'initiation du partage n'est pas toujours statique et peut changer ne fonction de l'utilisateur.

Partage de ressources avec MS Project dans un cloud


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