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Tag Archives: Mise-à-jour

La planification avec MS Project

La planification avec MS Project ?

planification ms project

Les 3 étapes de la planification de projet.

Planifier dans un projet c'est ce qui consiste à prioriser et à sélectionner quelles tâches seront effectuées par les ressources pour une période de référence donnée. Il faut distinguer la phase de planification et l'exercice de planification. L'exercice de planifier les tâches s'opère sur l'ensemble de l'exécution d'un projet ou de plusieurs projets. Mais avant de procéder à la planification d'un projet il faut: avoir terminé la création de l'échéancier; avoir affectés des ressources aux tâches et être prêt à être débuté.

La planification se fait en trois étapes:

1. La mise-à-jour.

2. La planification.

3. L'exécution.

Vous devrez exécuter périodiquement ces trois étapes. Nous verrons plus loin quelles sont les actions à prendre pour chacune de ces étapes. Voyons maintenant à quel moment survient cette période de référence et pourquoi la planification ne porte que sur cette période. Pour nous aider, voici une ébauche du cycle de vie d'une tâche:

Cycle de vie des tâches
  1. Création des tâches dans l'échéancier.
  2. Affectation de ressources aux tâches.
  3. Première planification des premières tâches du projet.
  4. Démarrage de l'exécution du projet.
  5. Mise-à-jour du projet.
  6. La planification des tâches de la période de planification.
  7. Exécution! Si le projet n'est pas fini: retour à l'étape 5.
  8. Fin du projet.

Au moment où les tâches sont ajoutées à l'échéancier, il n'est pas encore possible de les planifier. Il faudra au moins leurs affecter une ressource pour pouvoir déterminer le moment où la ressource sera disponible pour l'exécuter. Une fois l'échéancier et les affectations complétés, il faudra réaliser une première planification. Cette première planification portera seulement sur les premières tâches du projet. Une vue globale de l'ensemble des tâches sera réalisé pour évaluer le volume de travail des ressources pour l'ensemble du projet mais la planification ne porte que sur le court terme.

Vous pouvez maintenant démarrer votre projet. C'est à ce moment que vous devez débuter la planification périodique des tâches. Cette planification périodique porte sur les tâches de la période de référence ou de planification (les tâches à court terme). À la fin de la période de planification, vous devrez exécuter le cycle à nouveau. Au fil du temps, les tâches lointaines s'approcheront. Un jour, elles arriveront proche de la période de planification et seront évalué à moyen terme. Elles finiront par arriver dans la période de planification et seront planifiées formellement. On peut dire que les tâches futuristes deviennent de plus en plus réalistes. Elles deviendront réalisables une fois qu'elles seront formellement planifiées. Ce n'est qu’une fois qu’elles seront complétées qu’elles deviendront réelles.

cours ms projectPlanification périodique des tâches du projet

Pour simplifier l’explication, utilisons une période d'une semaine.

L'exercice de la planification ne peut être valide que si le projet est à jour et que si tout le travail à faire est à une date postérieure à la date du jour. Pour mettre le projet à jour, l'utilisateur doit entrer les valeurs réelles du travail effectué la semaine dernière. Dans certain cas, des feuilles de temps peuvent être utilisées ou plus simplement, les boutons de pourcentages :marie éve barondu menu tâche. S'il y a lieu, on doit entrer du travail supplémentaire. Ultimement on informe le logiciel du statut actuel des tâches de notre projet. Si une tâche a pris du retard, le travail qui n'a pas été terminé tel que prévu à ce jour doit également être prévu à nouveau la semaine prochaine ou après.

2. La planification.

Une fois que les données réelles concernant la semaine passée sont entrées et que le travail non terminé est prévu à nouveau la semaine prochaine ou après, on dit que le projet est à jour. Vient le temps de planifier. On regarde l'utilisation des ressources pour la semaine prochaine et pour les ressources trop utilisées, on priorise et repousse les tâches qui ne sont pas exécutables. En d'autres mots, les tâches qui ne sont pas prêtes ou de priorité moindre sont repoussées. On passe également en revue les ressources qui sont sous utilisées pour voir si nous ne pourrions pas les utiliser plus efficacement.

3. L'exécution.

La dernière étape est l’exécution même des tâches. On doit s'assurer que tout se passe bien pour éviter les pertes de temps et afin d'essayer d'anticiper les éléments bloquants. Si une tâche se bloque, on doit tirer d'autres activités pour essayer de recoller les pots cassés.

Pourquoi dois-je planifier?

En fait, vous planifiez déjà. C'est obligatoire de faire un minimum de planification. Même que souvent les gens le font intuitivement. Simplement parce qu'il faut bien voir qui va faire quoi la semaine prochaine. Si non on va manquer de temps et on va perdre du temps. On voudra donc faire une planification formelle surtout si le nombre de ressources est grand et/ou si le nombre de tâches/projets est aussi élevé. Vous éviterai de perdre du temps et vous pourrez réellement gérer les priorités des tâches en fonction des priorités de l'entreprise.

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Gardez vos projets à jour dans MS Project

Garder ses projets à jour dans MS Project.

La plus grande des difficultés que les utilisateurs de MS Project rencontrent se trouve souvent dans l'exercice de la mise-à-jour. Plusieurs n’osent même pas utiliser MS Project à cette fin. Ils se contentent de bâtir un échéancier initial et de le soumettre au client pour répondre à la demande du client d'obtenir diagramme de Gantt de l'échéancier du projet proposé. Pourtant MS Project offre bien plus de fonctionnalités que cela. C'est un peu comme s'ils utilisaient Word pour rédiger leurs documents mais inscrivaient les numéros de pages au crayon après l’impression..... Pas trop trop efficace n'est pas?

Souvenez-vous de ce que vous aviez prévu grâce au planning de référence

gestion de projetsMS Project nous permet d'enregistrer, dans une section prévue à cette fin, une copie de l'échéancier initial. Cette fonctionnalité se nomme Définir le planning de référence (le Baseline). Pour afficher cette copie initiale sur le diagramme de Gantt, Microsoft nous propose d'utiliser l'affichage Suivi Gantt. Ce dernier affiche en gris le planning de référence et en bleu ou rouge le projet tel qu'il se déroule. Pour pouvoir afficher la variation entre ce qui était prévu et ce qui se passe, nous devrons indiquer au logiciel ce qu'il passé dans le projet. Nous voilà arrivé aux fonctions de mise à jour dans MS Project.

Les fonctions de mise à jour dans MS Project

Microsoft mettent à notre disposition une grande variété de possibilités et de méthode pour effectuer la mise à jour dans MS Project. La mise à jour de Project sous MS Project porte essentiellement sur les valeurs réelles et restantes des tâches. Donc on veut indiquer à MS Project des valeurs telle que: Date de début réelle; date de fin réelle; durée réelle; durée restante; travail réel/restant ou coût réel/restant, etc. En indiquant ces information au logiciel il sera en mesure de modifier les dates des tâches suivantes et de calculer les nouvelles dates jusqu'à la fin du projet.

Voici quelques-unes des méthodes populaires pour mettre à jour vos projets:

Les pourcentages d'avancements

marie eve baron

La fonction la plus simple et qui s'utilise directement. Vous sélectionnez une tâche et en cliquant sur l'un de ces boutons, vous indiquez au logiciel où vous en êtes avec cette dernière. 5 choix sont disponible soit: 0%, 25%, 50%, 75% ou 100%.

Il faut d'abord se poser une question fondamentale: 50% de quoi? La bonne réponse c'est de la Durée de la tâche. Attention, on le parle ni de la durée de référence ou de la durée restant et encore moins de la quantité de travail. L'inconvénient majeur c'est que c'est long et que les 5 choix sont trop limités pour les tâches longues.

La fonction Mettre à jour le projet

Mettre vos projets à jour dans MS Project grâce à Mettre à jour le projet

La fonction Mettre à jour le projet permet quant à elle de dire systématiquement au logiciel que l'avancement du projet se déroule tel que prévu jusqu'à une certaine date qu'on nomme date d'état. Quand on utilise cette fonction, le logiciel calcule les % d'avancement correspondants à la date indiqué pour chaque tâche. Cette technique peut-être plus rapide que l'entrée manuelle, mais il ne faudrait pas s'y limiter puisqu'il est rare que les choses se passent exactement tel que prévu. Vous pourriez utiliser cette fonction et modifier les % pour qu'ils correspondent plus à la réalité du projet pour les tâches en retard ou en avance sur ce que vous aviez prévu.

La table Suivi

Cette dernière technique est plus précise. Elle propose d'utiliser les champs suivant: Début réel; fin réelle; %achevé; %physique achevé; Durée réelle; Durée restante; Coût réel et Travail réel. À l'aide de ces champs, l'utilisateur renseigne l'avancement des tâches, manuellement. Cette méthode est très précise puisqu'elle permet non seulement d'indiquer la portion terminée d'une tâche initialement prévu, mais elle permet d'en changer directement les dates et la durée restante. Ainsi si une tâche se termine avant la date initialement prévue, vous profiterez d'une avance dans la suite du projet.

En résumé, la mise à jour dans MS Project se fait de plusieurs façons. Nous vous proposons d'utiliser minimalement ces trois techniques pour renseigner le logiciel sur l'avancement de vos projets. En combinant ces 3 méthodes, vous gagnerez du temps et serez toujours précis. Ainsi, MS Project pourra calculer efficacement les dates des tâches à venir dans vos projets. De plus, si vous effectuez bien votre mise à jour dans MS Projet, vous pourrez utiliser la table Variation. Cette dernière vous indiquera les variations entre les dates (début ou fin) actuel et  les dates de références que vous aviez initialement prévus.

 

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