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Tag Archives: type de tâche

Que fait MS Project avec le travail restant et le type de tâche?

Un changement au projet changera la quantité de travail qui reste à faire.

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Dans la vie de tout projet il se produit des changements. Nous savons qu'un changement aux objectifs de projet pendant son exécution provoque une variation momentanée de l'utilisation des ressources. La figure à gauche montre bien la différence. Le projet en orange était celui qui était prévu initialement mais comme il y a eu un changement aux objectifs (scope creep) du projet, des efforts supplémentaires ont été requis pour adapter le projet avec sa nouvelle définition. Ces efforts supplémentaires sont présenté en rouge. Ils incluent une part de ce qui était prévu initialement et une part de ce qu'il à fallu faire pour adapter le projet. Plus ces changements surviennent tard dans le projet plus l'effort sera grand pour adapter le projet à sa nouvelle définition.

Le travail restant et le type de tâche.

Plus concrètement sous MS Project, nous allons voir comment les choses se passent et comment le gestionnaire de projet devra réagir pour adapter son projet. Pour mieux comprendre, prenons un exemple:

Nous prendrons une tâche de 2 jours ayant une ressource affectée pour un total de 14 heures de travail. La capture d'écran suivante montre cette tâche sous 5 conditions: 1- Durée fixe et non piloté par l'effort; 2- Durée fixe piloté par l'effort; 3- Capacité fixe et non piloté par l'effort; 4- Capacité fixe piloté par l'effort; 5- Travail fixe. Notre tâche a débuté hier et devrait se terminer en fin de journée aujourd'hui. On peut voir que la figure ici-bas nous montre effectivement que le travail de 7 heures qui était prévu hier a été bien complété et que le travail restant est de 7 heures sur toutes les tâches.

marie eve Baron

Le projet avant le changement

 

Arrive maintenant un changement d'envergure qui n'avait pas été prévu. Le travail de 14 heures sur 2 jours à une ressource n'est plus suffisant pour compléter la tâche. Nous devons augmenter le travail restant de 7 heures. Il passera donc à 14 heures. Voyons comment MS Project réagit à ce changement en fonction du type de tâche:

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Le projet après le changement (7 heures de travail ont été ajouté aux tâches)

Avant d'aller plus loin rappelons la relation entre le travail, la durée et le nombre de ressources sur les tâches avec MS Project.

Travail = Durée X Unités d'affectation

Il faut comprendre que d'augmenter le travail restant a pour effet d'augmenter le travail total. On peut en déduire que MS Project réagira selon le type de tâche puisqu’il devra modifier soit la durée soit les unités pour que notre équation demeure vrai. Normalement, dans la vrai vie, quand une telle situation se produit, ta tâche devrait prendre plus de temps. Mais notre cas présente une tâche de 2 jours. Si nous pensons à une tâche de 2 mois ayant déjà plusieurs ressources, il est peut-être possible d'augmenter les effectifs pour respecter la durée de la tâche. Seul le gestionnaire le sait et c'est basé sur cette connaissance qu'il pourra choisir le bon type de tâche. Voyons comment MS Project calcule dans nos 5 cas:

Comment MS Project calcule nos 5 cas:

Durée fixe

Dans le cas d'une durée fixe la durée ne changera pas et il faudra augmenter les unités à 200% la deuxième journée pour arriver à produire 7 heures de plus sans changer la durée ou la date de fin. ATTENTION, dans le cas on voit que les unités d'affectation sur l’affectation (partie gauche de l'écran) demeurent à 100% même si les unités de pointe de la deuxième journée de la tâche passent à 200% dans la partie de droite.

Non piloté par l'effort

le travail restant et le type de tâcheDans un cas où on aurait une augmentation et que la tâche ne doit pas durer plus longtemps, la seule solution est d'ajouter des ressources pour faire le travail additionnel sans allonger la tâche. Justement, le paramètre piloté par l'effort prendra effet seulement si on rajoute des ressources. Dans le cas où la tâche à durée fixe et n'est pas pilotée par l’effort, l'ajout d'une ressource ajoutera du travail. Dans notre exemple nous avons rajouté la ressource toi et on voit que toi aura 7 heures de travail alors que moi a toujours 14 heures à faire et le travail totale a augmenté de 21 à 28 heures.

Piloté par l'effort

le travail restant et le type de tâcheSi notre tâche à durée fixe est pilotée par l'effort, on voit que le rajout de la ressource lui produit un partage du travail restant. Ce partage ne se fait pas également et la ressource toi, quoi que moins surutilisée, l'est toujours. Dans ce cas, le gestionnaire devra répartir lui-même le travail pour éviter de surcharger la ressource. Dans ce cas, le travail total est préservé (C'est le but du piloté par l'effort) et demeure de 21 heures.

Capacité fixe

Ce cas est assez simple. MS Project allonge la tâche sans changer le pourcentage d'affectation de la ressource toi. Il revient à toi d'effectuer le 7 heures additionnel.

Non piloté par l'effort

Si on rajoute une ressource, MS Project ajoute un 14 heures de plus puis qu'il reste 2 jours à 100% ce qui représente 14 heures. En rajoutant une nouvelle ressource, cette dernière sera affectée à 100% pour la période restante donc 14 heures de plus, pour un total de 28 heures.

Piloté par l'effort

Beaucoup plus intéressant que le cas à durée fixe, cette situation partage le travail restant également entre les ressources. Donc en ajoutant la ressource moi à notre tâche d, le 7 heures additionnel lui est assigné et la tâche retrouve sa durée initiale de 2 jours.

le travail restant et le type de tâche

Travail fixe

Le cas du travail fixe aura exactement le même comportement que le cas précédant à capacité fixe quand il est piloté par l'effort. En ajoutant du travail additionnel, la tâche est allongée mais si on lui rajoute une ressource, elle redevient d'une durée de deux jours et la ressource qui a été rajoutée effectuera le travail additionnel la deuxième journée.

Pour plus de détail sur les types de tâche référez-vous à notre article sur le sujet: Les types de tâche avec MS Project

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4- Les types de tâche avec MS Project

Les trucs et astuces avec MS Project que l'on doit absolument connaître.

Vous avez peut-être lu notre article sur la bête noire d'office, où on disait que le type de tâche nous faisait la vie dure. Vous trouverez pus bas, des explications sur les types de tâche qui vous aideront à bien travailler avec MS Project. Mais avant de parler de types de tâche, voyons tout d'abord pourquoi ce paramètre existe. Pour cela nous parlerons de la relation mathématique qui existe entre la quantité de travail et la durée d'une même tâche.

1- L'équation du travail et les paramètres de tâches.

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Comme nous le savons, MS Project calcule toujours la quantité de travail d'une tâche, grâce à l'équation suivante:

Travail = Durée X Unités d'affectation

Le travail : représente la quantité d'effort devant être accomplit pour exécuter une tâche. (Le nombre d'heure à faire)

La durée : représente le nombre de jours ouvrables compris entre la date de début et la date de fin d'une tâche. Les jours ouvrables/chômés sont définit par le calendrier de projet.

Les Unités d’affectation : indiquent le taux d’allocation des ressources affectées pour effectuer le travail pendant la durée de la tâche.

Vous aurez surement compris qu'il ne s'agit pas simplement de calculer le travail, mais bien de solutionner une équation. Ce qui veut dire que le résultat de cette équation peut être autant le travail, la durée ou les unités. Il faut simplement isoler l'inconnu. Pour une tâche effectuée par une personne pendant une journée, le résultat recherché est le travail. Mais pour une autre tâche de 200 heures, effectuée par 6 personnes, on recherche le temps que ça leur prendra pour compléter le travail. On cherche la durée.

formation ms project a distanceC'est très pratique, mais concrètement, ce n'est pas si simple que ça peut avoir l'air. Sachant que cette équation sera toujours solutionnée par Project, qu'advient-il si on change le travail? Afin d'équilibrer l'équation, changera-t-il les unités d'affectation ou la durée? Et... Si on change ne nombre de ressource (unités d'affectations), est-ce la durée ou le travail qui sera modifié? Vous me répondrez que ça dépends, n'est pas? Ça dépend de la tâche elle-même. De ce qu'il y a à faire.

brainstromEffectivement, on voudra, si on diminue le nombre de ressources pour une tâche nommée "Brainstorm", que le travail diminue et pour une tâche nommée "peindre", que la durée augmente. Donc, pour déterminer quel est l'inconnu de l'équation, il faut comprendre la différence entre l'activité "brainstormer" et "peindre". Comme MS Project ne comprends pas cette différence, les programmeurs de chez Microsoft ont inventé le champ de tâche "Type de tâche" pour palier à cette problématique.

L'utilisateur indiquera à Project quel paramètre sera inchangeable pour la tâche. Il permettra donc à Project de déterminer quel est l'inconnu dans l'équation et de le recalculer suite à un changement de la part de l'utilisateur.

Il existe 3 types de tâche tout simplement parce qu'il y a trois paramètres dans notre équation.
(Travail Fixe) (Durée Fixe) (Capacité Fixe)

2- Les types de tâches

Avec MS Project, les tâches sont obligatoirement paramétrées avec un des trois types de tâche. Par défaut, les gens chez Microsoft nous proposent "capacité fixe". Dès la création d'une nouvelle tâche, cette dernière sera calculée de manière à ne pas changer le taux d'affectation de ses ressources. Ainsi, si on changeait la durée de la tâche, le travail serait recalculé et inversement puisque c'est la capacité qui est fixe.Ce type fonctionne assez bien pour plusieurs tâches. Mais si votre tâche se nommait "Peindre" et que vous deviez réaliser le même mandat de peinture en moins de temps, malheureusement Project diminuerait le travail alors qu'il s'agit du même mandat et que ce sont les unités qui aurait du augmenter.

Toujours pour le type de tâche par défaut: Qu'adviendrait-il si on diminuait le nombre de ressources, est-ce le travail ou la durée qui serait recalculé? On revient au problème initial que Project ne comprends pas et qu'il ne peut déterminer quel est l'inconnu dans l'équation puisque nous avons changé le paramètre fixe.

N.B. Ici on utilise la terminologie du logiciel pour "Capacité fixe" mais il semble qu'il y ait une erreur de traduction puisqu'en anglais ils utilisent "fixed unit" donc "unité fixe". Comprenez simplement que pour "capacité fixe", il s'agit du type où les unités ne changent pas.

Le type de tâche par défaut ne fait pas pour toutes les tâches. Il est donc essentiel de judicieusement sélectionner le bon type pour chaque tâche de votre projet. De plus, la vie n'étant pas si simple, vous rencontrerez certainement des tâches qui ne soient d'aucun de ces trois types. Dans ces cas, vous devrez valider manuellement que vos modifications ont bien changé ce que vous désiriez.

Le tableau ci-haut, montre tous les cas de figures de changements effectués sur un paramètre de l'équation pour chaque type de tâche. Il vous aidera à choisir le type qui convient le mieux à votre tâche. Dans les cases orangées, il nous donne la solution aux cas où l'utilisateur change le paramètre qui est fixé par le type de tâche. Vous remarquerez qu'en aucun cas les unités seront modifiées. Vous avec en rouge les deux seuls cas où Project change les unités. Ils sont en rouge parce qu'avec les versions 2010 et 2013, la valeur affichée à l'écran ne correspond pas au taux qui est calculé. Il y a un bug d'affichage de cette valeur lorsqu'elle est calculée par Project.

Donc en guise de conclusion, retenez qu'il est très important de sélectionner le bon type de tâche et surtout de surveiller de près les changement aux paramètres de l'équation quand vous changez des valeurs de votre projet.

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