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Tag Archives: MS Project

3- Trucs et astuces avec MS Project

Les trucs et astuces avec MS Project que l'on doit absolument connaître.

1- L'équation du travail: Travail = Durée X Unités d'affectation

conseils d'utilisation MS Project

Microsoft Project 2010, 2013

Avant d'aller plus loin, commençons par définir ces trois paramètres:

Le travail (Ici il convient de spécifier qu'il s'agit du travail d'une tâche puisque le champ travail existe également au niveau des ressources et des affectations.) : représente la quantité d'effort devant être accomplit pour exécuter une tâche.

La durée : représente le nombre de jours ouvrables compris entre la date de début et la date de fin d'une tâche. Les jours ouvrables sont définit dans le calendrier de projet.

Les Unités d’affectation : indiquent le taux d’allocation des ressources affectées à une tâche.

Travail = Durée X Unités d'affectation

Cette équation est centrale pour Microsoft Project. En fonction du type de tâche et des prévisions pilotées par l'effort, elle lui permet d'ajuster automatiquement le travail, la durée ou, le cas échéant, le taux d'affectation des ressources aux tâches.

Tâche: Étendre le bitume sur 10km; Effort = 400 hrs


Prenons cet exemple de génie civil. Nous savons que l'effort dépendra de la longueur de la route. Une route de 10 km prendra deux fois moins d'effort qu'une route de 20km. L'effort dépend donc du nombre de km. Ce qui implique que nous avons une tâche à travail fixe. De plus, notre expérience nous dit que nous aurons pour près de 400 heures de travail à faire pour étendre le bitume sur 10 km.

La durée dépendra donc du nombre de ressources qui seront affectées à cette tâche. L'équation devient donc:

Durée = travail / Unités

Si nous affectons 10 ressources à cette tâche, nous aurons:

Durée = 400 / 10 = 40 heures.

Si dans les options de planification il est indiqué qu'il y a 8 heures de travail par jour,

Durée = 40 / 8 = 5 jours.

Voilà comment Project calcul la durée.

Peut-on lui faire confiance?

La réponse est NON!

Ne lui faites pas confiance! Ce n'est qu'un ordinateur après tout et il ne comprend pas ce qui se passe dans la vraie vie. Poursuivons notre exemple de construction routière. Dans la vraie vie les 10 ressources affectées à notre tâche ont les rôles qui suivent:

  • 1 conducteur et 1 opérateur pour l'épandeur de bitume
  • 2 conducteurs de rouleaux compresseurs
  • 4 conducteurs de camions pour transporter le bitume
  • 2 signaleurs pour la circulation des voitures.

Sachant cela, est-ce que d'ajouter 5 nouvelles ressources ferait en sorte que la durée serait diminuée à (400/15X8) = 3,33 jours? Bien sur que non, mais c'est ce que Project calcule. Il faudrait sectionner notre route en deux tronçons de 5km et utiliser 20 ressources et les équipements en double.

En conclusion, non on ne peut pas simplement se fier à MS Project pour calculer la durée d'une tâche à travail fixe. Il en sera de même pour les autres types de tâche. La raison est simple: MS Project ne comprends pas le projet alors que vous oui (en théorie).

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2- Trucs et astuces avec MS Project

Les trucs et astuces avec MS Project que l'on doit absolument connaître.

1- Le champs État, vous donne l'état de santé de vos tâches

article MS Project

Microsoft Project 2010, 2013

Le champ État existe depuis longtemps. Microsoft l'on créé avec la version 2003. Il nous donne l'état d'avancement des tâches en fonction de la date d'état du projet et du pourcentage d'achèvement des tâches. Il peut prendre les quatre valeurs suivantes:

Achevé; Tâche future; Sans retard; Retard.

La date d'état est la date à laquelle vous avez mis-à-jour votre projet ou encore la date des dernières données réelles.La date d'état n'est jamais trop loin de la date du jour, c'est d'ailleurs sa valeur par défaut. Le pourcentage d'achèvement, quant à lui représente la proportion entre la Durée réelle et la Durée d'une tâche. Nous avons donc:

  • Achevé: Si le %achèvement = 100%
  • Tâche future: Si la date de début >= date d'état
  • Sans retard: Si Date de début réelle + %avancement >= date d'état -1jour (s’exécute tel que prévu ou en avance)
  • Retard: Si Date de début réelle + %avancement < date d'état -1jour

astuces pour bien utiliser MS Project

Dans la capture d'écran, la tâche A est complété à 100% et son état est Achevé. La tâche B a débuté le 4 décembre; est complété à 50% et comme la date d'État du projet est au 8 décembre, elle est donc Sans retard puisqu'elle est rendu à moins d'un jour de la date d'état. La tâche C aurait du commencer le 5 décembre et en date du 8, elle n'est toujours pas débuté; elle est donc en Retard. Enfin la tâche D n'est pas commencé et elle est à la date d'état ce qui est normal, elle est donc une Tâche future.

2- Comment s'en servir? Les Groupes...

Sous l'onglet AFFICHAGE, vous allez trouver la liste déroulante "Grouper par" dans la section données. Sélectionnez-y : "État" et les tâches seront regroupés par ce paramètre. Ainsi, vous pourrez prendre les actions nécessaires pour assurer que les tâches en Retard soit planifié à une nouvelle date. Vous pourrez vous assurer d'un suivi serré sur les tâches qui sont Sans retard.

En regroupant par État, vous obtiendrai un affichage comme celui présenté ci-bas.

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1- Trucs et astuces avec MS Project

Les trucs et astuces avec MS Project que l'on doit absolument connaître.

1- UNDO & REDO, un must!

Trucs et astuces avec MS Project

Microsoft Project 2010, 2013

N'y a-t-il pas une chose que l'on fasse plus dans une journée que le Ctrl-Z? De nos jours, tous systèmes d'exploitation nous offrent la possibilité d'annuler notre dernière action. Même que plusieurs nous offrent la possibilité d'annuler plusieurs de nos dernières actions. À ce titre, Microsoft ont été très long à faire suivre leur logiciel MS Project. Avec la version 2003, un seul niveau d'undo était possible. Avec la version suivante 2007, Microsoft nous ont offert la possibilité d'annuler plusieurs de nos dernières actions mais le problème se situait dans la définition même de ce qu'est une action.

Depuis la version 2010, ils ont utilisé le patron logiciel "memento". Cette stratégie permet donc de créer une pile de dernières actions et de s'y balader avec deux fonctions simples, undo et redo.

Simple, mais essentiel, n'est-ce pas?
  • N'oubliez pas que quand vous sauvegardez votre projet, vous effacez la pile d'undo. Vous ne pourrez plus revenir en arrière sauf si vous aviez une copie de sauvegarde de votre projet!
  • Vous pouvez également utiliser le Undo et Redo pour faire des simulations, des essais et des scénarios dans votre projet.

2- Gardez espoir sous MS Project : Le bleu pâle!

Gardez espoir dans MS ProjectDe loin la plus grande amélioration de MS Projet depuis sa création. Cette simple ligne de code a tout changé:

onChange : { cell.backcolor="lightblue" else cell.backcolor="white" } ;

Avant la version 2010, à l'époque où cette ligne était absente, il fallait garder espoir quand on travaillait avec MS Project. Effectivement, à chaque fois que nous faisions un changement sur les données d'une ou de plusieurs tâches, il fallait espérer que les calculs et les autres paramètres agissent tel que nous le souhaitions. Par exemple, retirer 5 ressources sur 10 d'une activité de formation de 2 jours ne devrait pas changer la durée de la formation à 4 jours. Ou encore, remplacer une ressource surutilisée par une autre, ne devrait pas avoir d’effet sur la date de fin d'un projet.

Depuis 2010 les choses ont changés, le bleu pâle nous montre les cellules qui ont changés de valeur suite à notre dernière action. Nous avons accès aux dates, aux coûts et à tous les paramètres des tâches, ressources et affectations en autant qu'ils sont affiché dans la grille. Ce qui implique que nous devrions développer le réflexe d'observer ce qui a changé. Si les champs qui ont changés sont ceux attendus, pas de problèmes. Mais si les champs qui ont changés ne sont pas ceux auxquels vous vous attendiez, Ctrl-Z et trouvez pourquoi? Il y a assurément une contrainte, un calendrier, un mauvais type de tâche ou un profil de travail qui cause ce changement indésirable.

Le bleu pâle deviendra rapidement votre meilleur ami!

 

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MS Project, la bête noire d’Office

MS Project, la bête noire d'Office!

MS Project 2013

MS Project 2013

Loin de moi de dire que MS Project est un mauvais outil de gestion de projet. Au contraire c'est un excellent outil de gestion de projet, il est cependant très mal compris par un bon nombre d'utilisateurs. Et oui, parce qu'il est incompris! Tous les logiciels d'Office sont intuitifs et toutes des actions des utilisateurs produisent des résultats attendus. Ce qui n'est malheureusement pas aussi vrai pour Project.

On m'a déjà dit :

Je déteste MS Project parce qu'il prend des initiatives dans mes projets.

C'est trop compliqué, je ne me sers pas de ça.

Ça change tous le temps, ça ne marche pas.

La très grande majorité des utilisateurs des outils de la suite d'Office, ont appris ce qu'ils savent faire en utilisant ces outils au fil du temps et des versions. On dira qu'ils ont appris sur le tas. On installe, on observe, on essaie, et on apprend. Si on applique le même principe à Project, on arrive vite à ce genre de citation qu'on a ci-haut.

Le présent article ne se veut pas une critique de l'outil lui-même, mais plutôt une critique de l'utilisation que plusieurs en font. Selon nous, la solution se trouve dans la bonne compréhension de l'outil et d'éviter l'utilisation "à tâtons" comme on fait avec Word, Excel ou Power Point.

Le mode de prévision manuel par défaut

Depuis la version 2010, Microsoft nous propose le mode de prévision manuel par défaut. Le mode manuel pour calculer le début et la fin des tâches se veut essentiellement un moyen de remplacer le classique diagramme de Gantt fait dans Excel. Le mode manuel va à l'encontre de la raison d'être de Projet. Le but initial lors de l'invention de MS Porject était d'automatiser le calcul des débuts et des fins pour chaque tâche pour éviter cette besogne répétitive au gestionnaire de projet. Ainsi, ce dernier n'aurait plus à compter les jours sur son calendrier. Mais depuis 2010, nous sommes relégués au mode manuel dans les options par défauts. Depuis 2010, la raison d'être de l'outil est désactivé par défaut. Mais POURQUOI???

Dans les faits, plusieurs gestionnaires de projet ne font pas confiance à cette bête noire (Project) et imposent une date de début et de fin pour chaque tâche. Ils gardent le contrôle de leurs projets. C'est un excellent réflexe de gestionnaire de projet. Le désir de garder le contrôle de ce qui se passe dans un projet démontre que le projet est important pour le gestionnaire. Mais de micro-imposer ses décisions sur les débuts et fin ce chaque tâche d'un projet nous fait reculer arrière, avant l'ère des outils informatiques de gestion de projets. Ou encore à la méthode du Gantt dans Excel!

Vous pouvez changer ce paramètre pour choisir le mode automatique

tel qu'il a toujours été avant 2010.

Les types de tâches

Je vous pose une question simple: Quelle est la différence entre une réunion de brainstorming et peindre les murs? Beaucoup de choses me direz-vous. En effet, puisque nous sommes doués d'imagination et d'intelligence, nous, les êtres humain que nous sommes, contrairement aux ordinateurs, sommes capable de comprendre, à la simple lecture d'un mot: "brainstorming" ou "peindre", ce qui est à faire. De plus, nous serons capable de déterminer la relation qu'il y aura entre la quantité de travail et le temps requis en fonction du nombre de ressources affectés à ces tâches.

  • La tâche "peindre" : votre tâche prendra deux fois plus de temps si vous avez deux fois moins de ressources pour effectuer la tâche.
  • La tâche "brainstorming" : votre tâche requerra deux fois moins de travail si vous avez deux fois moins de ressources pour effectuer la tâche.

C'est d'une simplicité enfantine n'est-ce pas? Quand on peint, on a une quantité de surface fixe et quand on brainstorm, on a une période de temps fixe. Voilà ce qu'est le type de tâche!

Le paramètre "type de tâche" existe seulement parce que l'ordinateur ne comprends pas la différence entre "peindre" et "brainstorming". Comme Project doit solutionner l’équation suivante : Travail = Durée X nombre de ressources, pour toute les tâches d'un projet, on doit lui indiquer lequel des trois paramètres ne changera pas si le nombre de ressources change. C'est ce à quoi sert le type de tâche sert.

Comme nous, les êtres humains, n'avons pas besoin de définir le type de tâche pour comprendre comment les choses se déroulent, nous n'avons pas tendance à aimer définir le type de tâche et souvent on le laisse par défaut. Vous l'aurez deviné, si on le laisse par défaut, les calculs entre les paramètres Travail = Durée X nombre de ressources vont changer mais pas selon la tâche à faire. Cela fera en sorte que vos réunions durerons plus longtemps si il y a moins de ressources pour y assister. Ou encore, que vous aurez à planifier du temps supplémentaire il y a deux semaines.

La voilà, la bête noire!!!


 

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